Duurzame distributie van pakjes dankzij het wij.leveren platform

wij.leveren is een project van Stad Leuven waarin handelaars vanuit zeven verschillende gemeenten (Leuven, Bierbeek, Rotselaar, Lubbeek, Haacht, Holsbeek en Oud-Heverlee) hun schouders zetten onder het verduurzamen van de distributie van pakjes in hun regio.

De resultaten in een notendop

2000
pakjes verstuurd in de eerste 3 maanden
2 ton
CO2-uitstoot vermindering in de eerste 3 maanden
85
handelaars maken gebruik van het wij.leveren platform

Een lokaal en duurzaam alternatief

In opdracht van stad Leuven bouwde Statik een digitaal platform waarop de handelaars hun pakjes kunnen aanmelden en/of beheren. Na bepaling van een verzendmethode en de bijbehorende logistieke partner, worden de pakjes aangemeld bij deze logistieke partner en kunnen er labels aangemaakt worden. Vervolgens haalt de logistieke partner de pakjes op of zet de handelaar ze zelf af in een afleverpunt. Tot slot worden de pakjes op duurzame wijze bij de eindklanten of in een afhaalpunt afgeleverd.

Door de samenwerking van verschillende handelaars uit dezelfde regio op één platform kunnen de pakjes op een slimme manier verzameld worden om zo optimale routes te bepalen voor de ophaling en levering van de pakjes. Bovendien worden zowel handelaar als eindklant aangemoedigd om zoveel mogelijk te verzenden via aflever- en afhaalpunten. Zo wordt het logistiek verkeer in de binnenstad tot een minimum herleid.

Project info

Project

Een platform voor Stad Leuven waarmee handelaars op een duurzame manier hun pakjes kunnen verzenden.

Expertise

Online strategie, gebruikersonderzoek, webapplicaties en administratieve platformen, digitale productontwikkeling

Periode

2022 - ...

User stories in overleg met de handelaars

Voor dit project kozen we voor een agile aanpak om de grote scope op een efficiënte manier te realiseren. In een voortraject definieerden we eerst de verschillende stakeholders in de vorm van persona’s. Vervolgens brainstormden we met de projectpartners over de verschillende scenario’s en requirements voor het platform en werkten deze uit tot user stories, gekoppeld aan de persona’s.

Ook de handelaars werden nauw betrokken in dit voortraject. We gingen langs bij 10 verschillende handelaars om hun huidige manier van werken te analyseren en te polsen wat hun verwachtingen waren voor het nieuwe platform. Daaruit bleek dat de werkwijzen erg verschillend waren van handelaar tot handelaar. Waar de ene al een volledige geoptimaliseerde en gedigitaliseerde flow had, had een andere handelaar nog maar zelden pakjes verstuurd. Een uiterst simpele flow en een gebruiksvriendelijke user interface vormden dus de focus voor het uitbouwen van het platform. Op termijn zouden zowel handelaars als logistieke partners met verschillende systemen en technologieën hierop moeten kunnen aansluiten.

Voorbeeld user story map

Met deze kennis in het achterhoofd, maakten we een opdeling in de user stories in must haves, should haves en nice to haves. Zo bepaalden we uiteindelijk welke user stories tot de MVP (Minimum Viable Product) zouden behoren. Binnen die MVP maakten we ten slotte samen met de projectleiders al een eerste ruwe indeling van de user stories in sprints.

Analyse en development in zeven sprints

Na uitwerking van een eerste reeks wireframes en een design kon de sprintwerking starten. De wireframes werkten we verder uit naargelang er functionaliteiten bijkwamen in de verdere sprints.

Voorbeeld wireframe overzicht orders
Voorbeeld design overzicht orders

In totaal hebben we zeven sprints van twee weken doorlopen om de origineel bepaalde Minimum Viable Product (MVP) op te leveren. Elke sprint verliep volgens een vast stramien. Voor aanvang bepaalden we een sprint planning waarbij we met het hele team op basis van de prioriteiten en de gemaakte inschattingen user stories selecteerden. Ook de projectleiders van Stad Leuven werden hierin betrokken. Er werd samen een sprintdoel bepaald. Als alle stories voor iedereen voldoende duidelijk waren en het hele team de sprint als haalbaar achtte, kon de sprint starten.

Voorbeeld Jirabord sprint 2

Het team deed iedere ochtend een stand up om de status te bespreken en volgende stappen te bepalen. Aan het einde van iedere sprint gaven we een demo aan alle stakeholders van de opgeleverde functionaliteit. Het testen door de handelaars hebben we begeleid door middel van een gebruikersonderzoek, opgesteld in Maze.

De handelaars werden betrokken bij elke sprint. Ze werden stap voor stap begeleid bij het uitvoeren van enkele scenario's waarop ze hun feedback konden geven. Op die manier konden we meteen bijsturen tijdens het ontwikkelproces.

Tijdens een lopende sprint werden er regelmatig interne refinement meetings gepland om user stories op de backlog verder uit te diepen en te verfijnen voor de volgende sprint. Voor deze verfijning was er ook afstemming nodig met de verschillende stakeholders. Zo werden er bijvoorbeeld enkele workshops met bpost medewerkers ingericht om de flows waarin zij betrokken waren, vast te leggen en vervolgens ook de nodige integraties technisch door te spreken.

In een sprint retrospective evalueerden we ten slotte onze werking tijdens de afgelopen sprint om te bepalen wat we in een volgende sprint zouden bijsturen.

Een uitgebreide set aan Laravel technologieën

Het wij.leveren platform werd gebouwd in Filament. Filament is een gratis, open source framework waarmee je op een gebruiksvriendelijke manier mooie administratieve applicaties kan ontwikkelen met Single-Page-Application user experience.

Filament maakt gebruik van Laravel Livewire om op een efficiënte manier een dynamische gebruikersinterface op te bouwen zonder die volledig in een Javascript framework te moeten ontwikkelen. Kortom: een grote tijdswinst waardoor we meer aandacht aan andere functionaliteiten konden besteden.

Omdat het wij.leveren platform in de toekomst uitbreidbaar moet zijn om te kunnen integreren met andere logistieke partners, hebben we de software-architectuur hier ook op voorzien. Zo bieden we flexibiliteit op vlak van contracten, aangezien een contract met een andere logistieke partner waarschijnlijk andere info vereist. Daarnaast kan het systeem de juiste implementatie selecteren om verzendingen aan te maken en verzendstatussen op te halen van de logistieke partner, afhankelijk van het contract.

Het wij.Leveren project zit momenteel nog in opstartfase. Maar 180 handelaars gaven alvast aan geïnteresseerd te zijn om mee te doen. En dus zetten Stad Leuven en wij ook de komende maanden onze schouders verder onder dit project. Next up:

  • Het toevoegen van een nieuwe logistieke partner
  • Verdere integratie voorzien voor nog meer webshops
  • Een dashboard opmaken met statistieken over het aantal gedane orders via het platform

Ook een idee voor een nieuw digitaal platform?

Wij denken graag mee na!