Digitalisering draait in de eerste plaats om mensen


Digitalisering is tegenwoordig een onmisbaar aspect van vrijwel elk bedrijf en organisatie. Het stelt ons in staat om efficiënter - en meer uniform - te werken, vlotter te communiceren en te connecteren met verschillende doelgroepen (medewerkers, vrijwilligers, leden…). Zeker in tijden van toenemend remote werken, vormen digitale oplossingen een solide basis voor samenwerking.

Of het nu gaat om een uit de kluiten gewassen leden- of klantenapplicaties, automatische rapportering (op basis van surveys e.d.) of kleinere procesaanpassingen met bestaande software-oplossingen: het succes van een digitaliseringstraject hangt in grote mate af van hoe - en in welke mate - je mensen betrekt en begeleidt in dat proces.

Bij Statik letten we alvast zo veel mogelijk op deze 3 aspecten wanneer we organisaties begeleiden in een digitale transformatie:

  • Betrek je hele organisatie

  • Onderschat het effect van verandering niet

  • Benadruk inclusie in je digitale planning

1. Digitaliseren doe je met je hele organisatie

Succesvolle digitaliseringstrajecten worden gedragen door alle lagen van je organisatie, van het leadership tot individuele medewerkers. Jammer genoeg krijgen we nog te vaak een opdracht van de zogenaamde beslissingsnemers die daarna een project grotendeels loslaten waardoor de transformatie slechts deels zijn doel bereikt. Omgekeerd is een blijvende afstemming van “kleinere” beslissingen tegenover bredere, strategische doelen van je organisatie even noodzakelijk.

Onder je organisatie mag je trouwens ook je gebruikers verstaan, zelfs al zijn het externen. Hoewel we ervan uit gaan dat onze klanten hun gebruikers zeer goed kennen en begrijpen, is concrete afstemming over waar, hoe vaak en op welke manier eindgebruikers hun tools of processen ervaren een absolute meerwaarde.

Zo was er eens een grote ledenvereniging waar de projecteigenaar als spreekbuis voor de vele honderden vrijwilligers optrad tijdens de ontwikkeling van hun applicatie, alleen maar om vast te stellen bij de lancering dat de meerderheid van die vrijwilligers de processen dagdagelijks anders invulden. Met uitgebreide en kostelijke aanpassingen - om maar te zwijgen van het tijdsverlies - tot gevolg.

Betrek
daarom zeker ook je verschillende eindgebruikers bij de analyse en ontwikkeling van je (digitale) transformaties. De upfront kost verdient zich dubbel en dwars terug op langere termijn.

2. Schenk voldoende aandacht aan veranderingsmanagement

Digitalisering is geen eenmalige gebeurtenis; het is een voortdurend proces dat zich blijft ontwikkelen. Wij zeggen wel eens: “We zijn constant in beta”. Dat voelt niet per se voor al je medewerkers of vrijwilligers fijn aan. Zorg er dus voor dat je hen van bij - of liefst nog voor - het begin van je digitaliseringsoefening betrekt.

Zelfs bij repetitieve processen - die je relatief makkelijk kan automatiseren - hechten medewerkers emotionele waarde aan hun bijdrage. Zo zit er vaak specifieke kennis in de hoofden van die mensen zonder dat je ze expliciet in een database kan terugvinden. Hen daar niet in erkennen, creëert het reële risico dat ze de nieuwe tool of applicatie niet of minder ideaal gaan gebruiken.

Samen met Tele-Onthaal ontwikkelden we een beheerssysteem voor hun vrijwilligers dat o.a. hun 24/7 permanenties helpt plannen. Hoewel die “planningspuzzel” perfect te automatiseren valt - en steeds enkele dagen in beslag nam - was het een stap te ver om dat meteen in te voeren. Zo zouden we voorbij gegaan zijn aan de uitgebreide kennis en ervaring van de medewerkers van Tele-Onthaal en hen zo mogelijk verliezen voor andere aspecten van hun digitale transformatie.

Door collega’s van alle niveaus te betrekken van bij de start kan je voorkomen dat ze effectief wegzakken in de zogenaamde “valley of despair”: een periode van lagere motivatie en zelfs weerstand. Door transparant te communiceren over de redenen voor digitalisering en hoe hen dat kan helpen, maar ook door input en suggesties van je medewerkers ter harte te nemen, kan je een stevige “brug” bouwen die de spreekwoordelijke vallei overspant.

Onderschat de impact van het gebruik van nieuwe tools dan ook niet. Ze hebben sowieso een impact op je processen. Die processen beïnvloeden dan weer de samenwerking. Dit heeft mogelijk een impact op je structuur wat uiteindelijk zelfs de cultuur van je organisatie kan veranderen.

Door expliciet en actief de verandering te bespreken en te begeleiden, verhoog je de impact van digitalisering op je medewerkers en je organisatie.

Microsoft Inclusive 101 Guide Book

3. Inclusion by Design

Bij Statik hanteren we dan ook maximaal het principe van inclusion by design

Voorzie binnen je digitale transformatie voldoende aandacht voor een diverse en inclusieve bril. Niet iedereen ziet dingen nl. door dezelfde lens. Dat mag je soms zelfs letterlijk opvatten: zo hebben ong. 8% van mannen last van kleurenblindheid en heeft ongeveer 15% van de bevolking een zogenaamd neurodivergent brein - bv. mensen met autisme, ADHD of dyslexie. Door te zorgen voor voldoende contrastwaardes in het design van je digitale oplossing en onnodige animaties uit te schakelen, zorg je ervoor dat die vormen van diversiteit alvast geen beperking hoeven te zijn op je digitale traject.

Te vaak denken we bij het woord “beperkingen” aan een permanente toestand - zoals bovenstaande voorbeelden. Er zijn echter ook tal van tijdelijke of situationele beperkingen die het gebruik van digitale oplossingen bemoeilijken. Het maakt voor je touch applicatie niet uit of iemand permanent slechts één arm heeft, die er tijdelijk maar een kan gebruiken door bv. een ongeval of de applicatie vooral gebruikt wordt in een situatie waarbij de gebruiker iets vasthoudt - bv. in een zorg- of magazijncontext.

Helder taalgebruik op maat van je doelgroep

Veel digitale oplossingen hebben meerdere doelgroepen - bv. medewerkers/vrijwilligers vs. externe leden Waar je de eerste groep kan begeleiden via veranderingsmanagement en interne opleidingstrajecten, is je oplossing best zo eenduidig mogelijk te gebruiken voor “externe” gebruikers. Helder taalgebruik speelt daarin een belangrijke rol - zeker wanneer je laagtalige doelgroepen probeert te bereiken.

Tijdens het testen van een stadswebsite met informatie voor (jonge) ouders over kinderactiviteiten en - opvang bij anderstalige nieuwkomers bleek bv. dat bepaalde termen die voor een native speaker voor de hand liggend zijn - bv. In de kijker - voor de nodige verwarring zorgen bij gebruikers met een andere taalachtergrond.

Ook in je taalgebruik geldt dus het principe van de “eigen” filter. Zo bleken ook onze vacatureteksten - waar we best trots op waren - vooral geschreven vanuit een “Vlaams en extravert perspectief”. Terwijl het de expliciete doelstelling van Statik is een eerlijke weergave te zijn van de maatschappij en we daar een heus inclusie- en diversiteitsplan voor hebben. Probeer in het taalgebruik van je digitale oplossingen daarom rekening te houden met de diversiteit van je gebruikers en reflecteer actief over de mogelijke impact van je gebruikte taal.

Ontwerp voor de uitersten

Het principe van ontwerpen voor de uitersten houdt in dat designers rekening houden met de behoeften en capaciteiten van zowel de meest als de minst ervaren gebruikers. Door te focussen op extreme gebruikers, kunnen ontwerpers de grenzen van hun designs testen en verbeteren, wat resulteert in een meer inclusieve en gebruiksvriendelijke ervaring voor alle gebruikers. Dit benadrukt het belang van empathie en diversiteit in het ontwerpproces, en stimuleert het streven naar toegankelijkheid en bruikbaarheid voor iedereen.

Digitalisering is een voortdurend proces dat niet alleen technologische veranderingen omvat, maar ook culturele en gebruikersgerichte veranderingen. Door aandacht te schenken aan veranderingsmanagement, inclusieve ontwerpprincipes en gebruikersonderzoek, vergroot je de kans op succes en verbeter je de digitale ervaring voor iedereen. Digitalisering is een proces, en het is belangrijk om deze reis zo inclusief en gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.

Aan de slag met digitalisering in jouw organisatie?

We denken graag mee na over hoe we jullie organisatie, werknemers en externe stakeholders kunnen betrekken.

Online strateeg

Wie is Tim?

Als online strateeg bedenkt Tim een effectieve digitale strategie voor elke doelgroep. Vanuit een experimentele mindset hielp hij al tientallen organisaties en bedrijven digitaal transformeren.

Volgende blogpost

Je CO₂-uitstoot berekenen in Craft CMS met de Carbon Emissions Tracker plugin

09 februari 2024

Met een aantal slimme ingrepen kan je de CO₂-uitstoot beperken van een website beperken, maar een eerste stap is het in kaart brengen van die uitstoot. En daar kan onze Carbon Emissions Tracker plugin content managers bij helpen.