Automatisering van reizen en activiteiten voor sportieve gezinnen

Gezinssport Vlaanderen wil zoveel mogelijk gezinnen in Vlaanderen gezond doen bewegen en organiseert daarvoor sportvakanties, sportieve evenementen, opleidingen en bijscholingen. Voor de vakanties en evenementen werken ze nauw samen met AFYA, de jeugddienst van de Gezinsbond.

De resultaten in een notendop

  • een vlot doorzoekbaar reisaanbod, en gebruiksvriendelijke inschrijfflow
  • heldere en automatische communicatie naar ingeschreven reizigers
  • een halvering van het werk dat interne medewerkers steken in reisadministratie
Mockup gezinssport reizen
Automatisering van reizen en activiteiten voor sportieve gezinnen

Digitalisering als motor van een werking

Statik en Gezinssport Vlaanderen zijn al jaren goede sportieve maatjes. Nadat we in technologie-termen enkele lichtjaren geleden samen een doelgroepgerichte website ontwikkelden, samen gezinnen aan het sporten zetten via Familiefit, en het ledenbeheer van de organisatie mee op punt hielpen zetten, kwam al gauw een ander luik van de werking van Gezinssport aan bod: hun sportieve vakanties.

Bij het aanbieden en organiseren van reizen en evenementen voor honderden Vlamingen komt administratief heel wat kijken: opvolgen van reservaties en betalingen, communicatie naar reizigers, het inplannen en vergoeden van de reisbegeleiding, rapportage… en noem maar op. Statik bedacht en ontwikkelde daarom samen met Gezinssport een compleet nieuw platform met focus op automatisering van de administratieve processen en organisatorische taken.

Project

Geautomatiseerd reisplatform

Expertise

Digitale strategie, informatiearchitectuur en functionele analyse, automatisering

Periode

2019 - ...

Behapbare scope dankzij sprintwerking

Tussen eind 2019 en begin 2021 werkte Statik in sprints van twee weken, waarbij telkens twee weken analyse gevolgd worden door twee weken ontwikkeling. Op die manier kon Gezinssport na twee weken ontwikkeling telkens aan de slag met een nieuw stukje van de functionaliteit.

Automatisering van reizen en activiteiten voor sportieve gezinnen

Starten met de reizigers, gevolgd door de reisbegeleiders

In de eerste sprints lag de focus op de deelnemers. Sportieve volwassenen en jongeren kunnen nu het ruime aanbod doorzoeken, online inschrijven en betalen. Taken als prijsberekeningen, het toekennen van kortingen, facturatie naar de inschrijvers en alle bijhorende e-mail communicatie verlopen in het nieuwe platform allemaal automatisch.

In een tweede fase werd gekeken naar het beheren van alles wat te maken heeft met (reis-)begeleiding. (Potentiële) begeleiders voor reizen en activiteiten moeten uitgenodigd worden, ze kunnen solliciteren en toegewezen worden. Ook daar was automatisering het toverwoord, met o.m. automatische e-mail flows met deelnemerslijsten, draaiboeken…

Eigen organisatie als derde winnaar

Het nieuwe platform betekent een enorme efficiëntiewinst voor Gezinssport omdat het hele proces van boeking tot uitbetaling en start van de reis digitaal uitgevoerd en opgevolgd kan worden. En dat in een systeem waarin gebruiksgemak voorop staat.

De content managers en beheerders van Gezinssport en AYFA kregen een intuïtieve interface waarmee ze vlot reizen en activiteiten kunnen aanmaken en publiceren, inschrijvingen beheren, begeleiders selecteren en communicatieflows definiëren…

Deze video toont de interface van de content manager.

Alles gebeurt nu in één centraal systeem, geïntegreerd met het ledenbestand van de Gezinsbond en Gezinssport Vlaanderen, en met het boekhoudsysteem. Ten slotte bouwden we ook een standaardrapportering in over de belangrijkste processen in het platform en via exports kunnen de content managers ook op maat rapporten opstellen. Op die manier kunnen we medewerkers processen evalueren en optimaliseren in functie van de gestelde doelstellingen. En laat dat nu net de echte kracht van automatisering zijn.

Kan automatisering ook in jouw team grote impact maken?

We luisteren graag eens naar jullie verhaal, en bedenken met plezier een goed plan van aanpak.

Platformen die administratieve processen vereenvoudigen

Het digitaliseren en automatiseren van interne processen kan voor een enorme tijdswinst en meer tevredenheid bij werknemers zorgen. Hieronder enkele andere voorbeelden van platformen die waarin automatisering centraal stond.