Automatisering van reizen en activiteiten voor sportieve gezinnen
Gezinssport Vlaanderen wil zoveel mogelijk gezinnen in Vlaanderen gezond doen bewegen en organiseert daarvoor sportvakanties, sportieve evenementen, opleidingen en bijscholingen. Voor de vakanties en evenementen werken ze nauw samen met AFYA, de jeugddienst van de Gezinsbond.
De resultaten in een notendop
- een vlot doorzoekbaar reisaanbod, en gebruiksvriendelijke inschrijfflow
- heldere en automatische communicatie naar ingeschreven reizigers
- een halvering van het werk dat interne medewerkers steken in reisadministratie
Digitalisering als motor van een werking
Statik en Gezinssport Vlaanderen zijn al jaren goede sportieve maatjes. Nadat we in technologie-termen enkele lichtjaren geleden samen een doelgroepgerichte website ontwikkelden, samen gezinnen aan het sporten zetten via Familiefit, en het ledenbeheer van de organisatie mee op punt hielpen zetten, kwam al gauw een ander luik van de werking van Gezinssport aan bod: hun sportieve vakanties.
"Digitalisering is vandaag een investering, maar zorgt er op langere termijn voor dat collega’s die nu 25.000 lidkaarten per post moeten versturen hun tijd op een andere manier kunnen besteden.
Het is voortdurend zoeken naar een gezond evenwicht tussen menselijk en digitaal kapitaal."
Liesbeth Uyttersprot - Gezinssport Vlaanderen
Bij het aanbieden en organiseren van reizen en evenementen voor honderden Vlamingen komt administratief heel wat kijken: opvolgen van reservaties en betalingen, communicatie naar reizigers, het inplannen en vergoeden van de reisbegeleiding, rapportage… en noem maar op. Statik bedacht en ontwikkelde daarom samen met Gezinssport een compleet nieuw platform met focus op automatisering van de administratieve processen en organisatorische taken.
Project info
Project
Geautomatiseerd reisplatformExpertise
Digitale strategie, informatiearchitectuur en functionele analyse, automatiseringPeriode
2019 - ...Behapbare scope dankzij sprintwerking
Tussen eind 2019 en begin 2021 werkte Statik in sprints van twee weken, waarbij telkens twee weken analyse gevolgd worden door twee weken ontwikkeling. Op die manier kon Gezinssport na twee weken ontwikkeling telkens aan de slag met een nieuw stukje van de functionaliteit.
Starten met de reizigers, gevolgd door de reisbegeleiders
In de eerste sprints lag de focus op de deelnemers. Sportieve volwassenen en jongeren kunnen nu het ruime aanbod doorzoeken, online inschrijven en betalen. Taken als prijsberekeningen, het toekennen van kortingen, facturatie naar de inschrijvers en alle bijhorende e-mail communicatie verlopen in het nieuwe platform allemaal automatisch.
In een tweede fase werd gekeken naar het beheren van alles wat te maken heeft met (reis-)begeleiding. (Potentiële) begeleiders voor reizen en activiteiten moeten uitgenodigd worden, ze kunnen solliciteren en toegewezen worden. Ook daar was automatisering het toverwoord, met o.m. automatische e-mail flows met deelnemerslijsten, draaiboeken…
Eigen organisatie als derde winnaar
Het nieuwe platform betekent een enorme efficiëntiewinst voor Gezinssport omdat het hele proces van boeking tot uitbetaling en start van de reis digitaal uitgevoerd en opgevolgd kan worden. En dat in een systeem waarin gebruiksgemak voorop staat.
De content managers en beheerders van Gezinssport en AYFA kregen een intuïtieve interface waarmee ze vlot reizen en activiteiten kunnen aanmaken en publiceren, inschrijvingen beheren, begeleiders selecteren en communicatieflows definiëren…
“Door administratieve processen die vroeger veel tijd vroegen te digitaliseren kunnen we tijd besparen en meer inzetten op onze inhoudelijke adviesrol om sport tot bij gezinnen te krijgen. In de toekomst willen we ook de lidkaarten digitaliseren zodat leden deze via een app kunnen gebruiken.”
Liesbeth Uyttersprot - Gezinssport Vlaanderen
Alles gebeurt nu in één centraal systeem, geïntegreerd met het ledenbestand van de Gezinsbond en Gezinssport Vlaanderen, en met het boekhoudsysteem. Ten slotte bouwden we ook een standaardrapportering in over de belangrijkste processen in het platform en via exports kunnen de content managers ook op maat rapporten opstellen. Op die manier kunnen we medewerkers processen evalueren en optimaliseren in functie van de gestelde doelstellingen. En laat dat nu net de echte kracht van automatisering zijn.
Op zoek naar nog meer inspiratie over hoe digitalisering jouw vereniging of organisatie kan vooruit helpen? Wij vroegen het aan 5 van onze klanten en bundelden de inzichten in een handige minigids.
Kan automatisering ook in jouw team grote impact maken?
We luisteren graag eens naar jullie verhaal, en bedenken met plezier een goed plan van aanpak.
Platformen die administratieve processen vereenvoudigen
Het digitaliseren en automatiseren van interne processen kan voor een enorme tijdswinst en meer tevredenheid bij werknemers zorgen. Hieronder enkele andere voorbeelden van platformen waarin automatisering centraal stond.
