Ga verder naar de inhoud

Een digitale transformatie voor de grootste seniorenvereniging van het land

Een tool om eenvoudig zowel de website als de complexe administratie te beheren.

De resultaten in een notendop

120 k
leden die digitaal beheerd worden
1100
lokale trefpunten kunnen zelf hun ledenadministratie digitaal beheren
625
mensdagen tijdswinst per jaar voor de ledenfacturatie

Een ontmoetingsplek voor 55-plussers

OKRA is de grootste ledenorganisatie voor 55-plussers in Vlaanderen met 18 regio's en meer dan 1200 lokale trefpunten. Vrijwilligers zijn de drijvende kracht achter deze complexe organisatie die leeftijdgenoten samenbrengt via culturele of sportieve activiteiten. Tot voor kort had ieder trefpunt zijn eigen manier, vaak nog op papier, om de administratie, lidgelden en boekhouding in orde te brengen waardoor een overzicht ontbrak.

“Het grootste voordeel van ons digitaal platform is dat we vanuit OKRA niet langer alle ledenadministratie zelf moeten verwerken, maar vrijwilligers uit onze lokale trefpunten ook taken kunnen overnemen.

Ellen Van De Sype - OKRA

Statik bedacht samen met OKRA een volledig nieuwe administratieve tool, gekoppeld aan de website, waarin de verschillende niveaus van de organisatie weerspiegeld zijn en eenvoudig reizen en activiteiten ingegeven kunnen worden. Vrijwilligers kunnen bovendien efficiënt de leden van hun trefpunt beheren.

Of je nu een ledenvereniging, netwerkorganisatie of een organisatie die op een andere manier mensen verbindt bent, heel vaak zijn de uitdagingen dezelfde. Een efficiënte administratie, leden blijvend engageren en kennis uitwisselen om er maar enkele te noemen. Wij deelden onze inzichten en die van 5 ledenorganisaties in een handige minigids.

Eenvoud dankzij automatisering

Daarnaast zit ook de volledige boekhouding en facturatie in de tool verweven. Zo maakt het systeem automatisch een factuur aan wanneer iemand een reis boekt via de website. Ook het beheren van lidgelden is veel eenvoudiger. Op die manier creëert de tool opnieuw tijd voor het organiseren van de activiteiten in plaats van een administratieve rondslomp. Op middellange termijn willen we de tool uitbreiden zodat ook OKRA-leden er van kunnen genieten bv. door online betalingen te kunnen uitvoeren.

“Jarenlang verliep onze lidgeldfacturatie manueel. Sinds 2 jaar hebben we hiervoor een nieuwe module in ons digitale ledenplatform. Nu klikken we simpelweg op 5 knoppen et voilà! De tijdsbesparing op organisatieniveau is enorm dankzij ons platform.”

Ellen Van De Sype - OKRA

Ook zin om je interne administratie te vereenvoudigen?

Een uitdaging waar we graag onze tanden inzetten!

Platformen die administratieve processen vereenvoudigen

Het digitaliseren en automatiseren van interne processen kan voor een enorme tijdswinst en meer tevredenheid bij werknemers zorgen. Hieronder enkele andere voorbeelden van platformen die waarin automatisering centraal stond.