Een jobdatabank die jongeren helpt solliciteren voor het goede doel
Een aantrekkelijke projectwebsite en een geautomatiseerd administratief platform brengen enthousiaste jongeren en leerkrachten in contact met bedrijven en organisaties voor het goede doel.
Leerlingen aan het werk voor het Zuiden
YOUCA, YOUth for Change and Action - vroeger Zuiddag - is een organisatie voor en door jongeren die hen stimuleert om samen te werken aan een duurzame en rechtvaardige samenleving. Al sinds 2006 engageren duizenden Vlaamse en Brusselse leerlingen van het vierde tot het zevende middelbaar zich om in de maand oktober voor één dag te gaan werken. Het loon dat ze die dag verdienen gaat naar sterke jongerenprojecten in het Zuiden én in België.
De resultaten in een notendop
Een jobbank die leerlingen, leerkrachten & werkgevers verbindt
In 2018 namen meer dan 15.000 jongeren uit 241 verschillende scholen deel aan de YOUCA Action Day. Maar liefst 7.500 bedrijven, organisaties, overheden, particulieren… stelden een job open voor deze jongeren en lieten hen een dag meedraaien op hun werkvloer.
Hoe leid je zoiets in goede banen? Met die vraag klopte het team van YOUCA aan bij Statik. Er werd een traject opgestart om de administratieve processen van de organisatie te helpen stroomlijnen, en zoveel mogelijk aspecten van de werking te digitaliseren. Naast een aantrekkelijke projectwebsite zag zo ook een uitgebreide jobbank het levenslicht om de verschillende doelgroepen met elkaar te verbinden en het sollicitatieproces vlot te laten verlopen.
Efficiënt sollicitatieproces & eenvoudige administratie
Hoe gaat de jobbank nu in zijn werk? Wel, werkgevers registreren hun organisatie in de jobbank en maken via enkele intuïtieve stappen de jobs aan die zij voor jongeren openstellen. Leerlingen kunnen op hun beurt het diverse aanbod aan jobs verkennen en eenvoudig solliciteren op de jobs van hun dromen. Het platform neemt de administratie (facturen, contracten...) die hiermee gepaard gaat voor zijn rekening, waardoor het team van YOUCA zich volop kan bezighouden met de promotie van de actiedag zelf, en de leerlingen zelf geen tijd meer moeten steken in zaken als het laten ondertekenen van hun contract-voor-een-dag door de werkgevers.
Aan die jobbank koppelden we een volledig op maat uitgewerkt registratie- en beheersysteem, zodat ook de opvolging door het team van YOUCA efficiënt, vlot en veilig kan verlopen, en YOUCA op elk moment een overzicht heeft van registraties en statistieken.
Solliciteren maar voor het goede doel
Dat de digitale inspanningen lonen werd tijdens de afgelopen edities duidelijk bewezen. Minder tijd voor administratie betekende onder andere meer tijd voor schoolbezoeken en de uitwisseling tussen Belgische jongeren en jongeren uit het Zuiden. Ook dit jaar staat er weer een YOUCA Action Day op de planning. Bij Statik hebben we alvast enkele jobs gepost, en we zijn uiterst benieuwd naar de versterking die we zullen krijgen!
Motiverende e-mail automation
Nu de administratieve rompslomp verlaagd is door de jobdatabank, heeft het team van YOUCA meer tijd om andere zaken aan te pakken. Eén van de uitdagingen van dit project is om de jongeren te motiveren om sollicitaties in te dienen voor jobs die ze interessant vinden.
Leren solliciteren is deel van de ervaring, maar dat is niet voor elke jongere even eenvoudig. Om die reden wil YOUCA hen de nodige tips & tricks geven. Door de database van de jobdatabank te connecteren met hun e-mailtool Campaign Monitor kan telkens redelijk real time een lijst getrokken worden van jongeren in het platform die nog geen goedgekeurde job hebben.
Die jongeren ontvangen elke week een mail met motiverende tips om te solliciteren. Elke week checkt de trigger opnieuw welke jongeren al een job hebben. Zij krijgen dan een proficiat-mailtje met de laatste praktische dingen voor hun YOUCA Action Day.
YOUCA zag al na één editie het aantal jongeren die de dag zelf toch geen job hadden dalen. Ondertussen gebruiken ze ook e-mail automation om werkgevers te motiveren een job te posten en de sollicitaties te bekijken. En ook voor de derde groep van leerkrachten wordt e-mail actief gebruikt om hen te activeren. E-mail een verouderd medium? Think again.
Interesse om je flow ook om te zetten in een sterke digitale tool?
Benieuwd hoe technologie jouw organisatie naar een volgend niveau kan brengen?
Platformen die administratieve processen vereenvoudigen
Het digitaliseren en automatiseren van interne processen kan voor een enorme tijdswinst en meer tevredenheid bij werknemers zorgen. Hieronder enkele andere voorbeelden van platformen die waarin automatisering centraal stond.
3 uitdagingen voor ledenorganisaties
Op zoek naar nog meer inspiratie over hoe digitalisering kan helpen om een antwoord te vinden op de uitdagingen van jouw ledenorganisatie of vereniging? In onze minigids laten we o.a. OKRA, Sociare, Leuven MindGate, Gezinssport Vlaanderen en Laurea aan het woord over hoe zij aan de slag zijn gegaan met een digitaal platform om hun administratie te vereenvoudigen.
