Digitaliseren in leden- en vrijwilligersorganisaties

Bij het runnen van elke vereniging komt heel wat kijken. De organisatie van activiteiten en bijeenkomsten staat vaak centraal. Daarbij komt al gauw het beheren en engageren van actieve leden, werven van nieuwe leden en inzamelen van fondsen en werkingsmiddelen. Een succesvolle ledenorganisatie is er volgens ons eentje waar leden samenkomen en kennis en ervaringen delen met elkaar, waardoor er nieuwe initiatieven ontstaan. Ook efficiënt communiceren over alles wat er binnen de organisatie gebeurt is cruciaal.

Iedereen die ooit lid was van een vereniging zal dit wel herkennen: het engagement van leden staat of valt dikwijls bij een vlotte organisatie en goed kader.

Meer dan ooit is tijd ons meest waardevolle bezit, en verenigingen concurreren met tientallen andere activiteiten om leden naar hun activiteiten te krijgen. Als de coronapandemie ons iéts heeft opgeleverd, dan is het wel de manier waarop mensen vandaag aan activiteiten deelnemen.

Veel organisaties hebben intussen de kracht van webinars en online meetings ontdekt en hun activiteitenprogramma uitgebreid. De keerzijde van de medaille is dat we met z'n allen nog meer gewend geraakt zijn aan online inschrijven, deelnemen, betalen, opnames bekijken en meer. We hebben dan ook hoge eisen voor de digitale ervaring die een agenda uitmaakt.

De kracht van technologie is dat informatie makkelijk ontsloten kan worden voor een grote groep mensen. In verenigingen en netwerkorganisaties waar de uitwisseling van kennis en ervaring centraal staat biedt dit kansen.

Denk maar aan het uitwerken van een online kennisbank voor leden (of bestuursleden), aan fora waarop leden online samenkomen, of zelfs een volledige e-learningmodule, al dan niet met accreditering voor gevolgde cursussen. Maar ook een eenvoudig instrument als een nieuwsbrief kan de betrokkenheid van leden verhogen, zeker als je als organisatie je nieuwsbrieven kan afstemmen op het type of het gedrag van je leden.

Administratie durft voor verenigingen wel eens een grote slokop van tijd te zijn. Hoe houd je als organisatie het overzicht van je lidmaatschappen, van inschrijvingen voor je activiteiten, van openstaande betalingen...? En hoe zorg je dat de mensen die naar je activiteit komen ervoor en erna de juiste informatie doorkrijgen?

Grotere organisaties gebruiken een CRM systeem dat hen helpt om dit overzicht te bewaren, of een volledig op maat uitgewerkt systeem. Voor kleinere organisaties vragen die opties doorgaans een te grote investering, waardoor ze op zoek moeten naar alternatieve tooltjes — vaak verschillende naast elkaar. Dit kan prima werken, maar de uitdaging blijft dan om de verschillende tools die in gebruik zijn toch maximaal met elkaar te laten interageren en op elkaar af te stemmen.

De taken van beheerders om de dagelijkse werking van een organisatie waar te maken zijn zeer uitgebreid en complex. Wat vaak vergeten wordt, is dat de manier waarop deze aangepakt worden, wel een directe impact kunnen hebben op de uiteindelijke gebruikerservaring van leden zelf. Herinner je: wie vandaag te lang moet wachten op een bevestiging, ben je misschien al kwijt.