Ga verder naar de inhoud

Digitaliseren in leden- en vrijwilligersorganisaties

Bij Statik gaan we er prat op digitalisering in de eerste plaats in te zetten voor mensen. Voor welke organisaties kunnen we dat beter doen dan voor zij die letterlijk mensen met elkaar verbinden? Ledenverenigingen, netwerkorganisaties en vrijwilligersorganisaties inspireren ons dagelijks met hun digitale groeiverhalen. Die inspiratie delen we graag verder.

Organisatie en kader creëren engagement en betrokkenheid

Bij het runnen van elke vereniging komt heel wat kijken. De organisatie van activiteiten en bijeenkomsten staat vaak centraal. Daarbij komt al gauw het beheren en engageren van actieve leden, werven van nieuwe leden en inzamelen van fondsen en werkingsmiddelen. Een succesvolle ledenorganisatie is er volgens ons eentje waar leden samenkomen en kennis en ervaringen delen met elkaar, waardoor er nieuwe initiatieven ontstaan. Ook efficiënt communiceren over alles wat er binnen de organisatie gebeurt is cruciaal.

Iedereen die ooit lid was van een vereniging zal dit wel herkennen: het engagement van leden staat of valt dikwijls bij een vlotte organisatie en goed kader.

Beperkte tijd optimaal inzetten

De grote uitdaging voor veel verenigingen is een evenwicht vinden tussen vrije engagementen en een basis aan structuur en werkinstrumenten om leden te kunnen laten floreren. Vanuit onze samenwerking met uiteenlopende organisaties die mensen samenbrengen, hoe klein of hoe groot ook, identificeerden we de volgende kerntaken:

  1. Leden uitnodigen dankzij efficiënte organisatie
  2. Leden betrokken houden via kennisdeling, uitwisseling en straffe communicatie
  3. Een vlotte administratie brengt meer tijd voor waardevolle taken

Voor al die taken zijn digitale mogelijkheden en opportuniteiten. We delen er graag een aantal. In onze minigids, specifiek opgesteld voor verenigingen, gaan we hier nog dieper op in.

“Jarenlang verliep onze lidgeldfacturatie manueel. Nu klikken we simpelweg op 5 knoppen et voilà! De tijdsbesparing op organisatieniveau is enorm dankzij ons platform.”

Ellen Van De Sype - OKRA

Wil je ook van andere organisaties leren?

Download onze minigids met 3 uitgelichte uitdagingen van ledenorganisaties, en laat je inspireren door OKRA, Sociare, Leuven MindGate, Gezinssport Vlaanderen en Laurea en hun keuze voor digitale oplossingen.

1. Fysieke activiteiten digitaal ervaren

Meer dan ooit is tijd ons meest waardevolle bezit, en verenigingen concurreren met tientallen andere activiteiten om leden naar hun activiteiten te krijgen. Als de coronapandemie ons iéts heeft opgeleverd, dan is het wel de manier waarop mensen vandaag aan activiteiten deelnemen.

Veel organisaties hebben intussen de kracht van webinars en online meetings ontdekt en hun activiteitenprogramma uitgebreid. De keerzijde van de medaille is dat we met z'n allen nog meer gewend geraakt zijn aan online inschrijven, deelnemen, betalen, opnames bekijken en meer. We hebben dan ook hoge eisen voor de digitale ervaring die een agenda uitmaakt.

Gelukkig bestaan er vandaag een groot aantal online tools die je helpen in het uitwerken van een overzichtelijke online agenda en inschrijvings- of registratieflows.

Maar hoe ver ga je hier in, en welke digitale tools passen bij jouw organisatie? Ontdek hoe we:

  • met OKRA al meer dan 5 jaar werken aan een digitaal ecosysteem
  • samen met de Vlaamse Parkinson Liga een toegankelijke website in Craft CMS opzetten
  • Gezinssport Vlaanderen een volledig gedigitaliseerd reisaanbod hielpen uitbouwen

2. Online kennis en ervaring uitwisselen

De kracht van technologie is dat informatie makkelijk ontsloten kan worden voor een grote groep mensen. In verenigingen en netwerkorganisaties waar de uitwisseling van kennis en ervaring centraal staat biedt dit kansen.

Denk maar aan het uitwerken van een online kennisbank voor leden (of bestuursleden), aan fora waarop leden online samenkomen, of zelfs een volledige e-learningmodule, al dan niet met accreditering voor gevolgde cursussen. Maar ook een eenvoudig instrument als een nieuwsbrief kan de betrokkenheid van leden verhogen, zeker als je als organisatie je nieuwsbrieven kan afstemmen op het type of het gedrag van je leden.

Minigids 'digitale uitdagingen en concrete oplossingen voor ledenorganisaties'

Wij spraken met OKRA, Sociare, Leuven MindGate, Gezinssport Vlaanderen en Laurea over enkele uitdagingen die zij als ledenvereniging kennen, en hun keuze voor digitale oplossingen. Ontdek hun verhalen in onze minigids.

3. Efficiënte administratie en beheer van lidmaatschappen

Administratie durft voor verenigingen wel eens een grote slokop van tijd te zijn. Hoe houd je als organisatie het overzicht van je lidmaatschappen, van inschrijvingen voor je activiteiten, van openstaande betalingen...? En hoe zorg je dat de mensen die naar je activiteit komen ervoor en erna de juiste informatie doorkrijgen?

Grotere organisaties gebruiken een CRM systeem dat hen helpt om dit overzicht te bewaren, of een volledig op maat uitgewerkt systeem. Voor kleinere organisaties vragen die opties doorgaans een te grote investering, waardoor ze op zoek moeten naar alternatieve tooltjes — vaak verschillende naast elkaar. Dit kan prima werken, maar de uitdaging blijft dan om de verschillende tools die in gebruik zijn toch maximaal met elkaar te laten interageren en op elkaar af te stemmen.

“Zorg ervoor dat de bevestiging en facturatie vlot verloopt, want anders haken deelnemers af. Het klinkt eenvoudig, maar er zijn veel organisaties die hiermee worstelen.”

Stefaan De Corte - Laurea

De taken van beheerders om de dagelijkse werking van een organisatie waar te maken zijn zeer uitgebreid en complex. Wat vaak vergeten wordt, is dat de manier waarop deze aangepakt worden, wel een directe impact kunnen hebben op de uiteindelijke gebruikerservaring van leden zelf. Herinner je: wie vandaag te lang moet wachten op een bevestiging, ben je misschien al kwijt.

Hoe speel je hier als vereniging het best op in?

Breng de verschillende processen binnen je organisatie goed in kaart. Denk daarbij zowel vanuit je bezoekers (potentiële of bestaande leden), en durf daarbij eens kritisch aanduiden hoe efficiënt en gebruiksvriendelijk jullie in elk van die stappen scoren. Hoeveel tijd en middelen besteden jullie vandaag aan administratieve processen?

Onze partners en ledenorganisaties

Met hen staken we reeds de handen uit de mouwen om hun uitdagingen aan te pakken.

Sociare
Okra
Gezinssport Vlaanderen
Basketbal Vlaanderen
Leuven Mindgate
Dematologie
Parkinson Logo
CCV
Werkgroep Verder
azv
Charcot
SPIN
Ecoob
Baca
The Shift
Digitall
Voka
Maakbaar Leuven
Leuven2030
VAVP

Benieuwd naar hoe je in jouw vereniging verder kan digitaliseren?

Wil je profiteren van onze ervaring met projecten voor andere ledenorganisaties? Dan luisteren we graag naar je verhaal.

Online strateeg

Wie is Tim?

Als online strateeg bedenkt Tim een effectieve digitale strategie voor elke doelgroep. Vanuit een experimentele mindset hielp hij al tientallen organisaties en bedrijven digitaal transformeren.

Volgende blogpost

Waarom wij zo'n fan zijn van Laravel

06 april 2023 | Sten

Voor complexere “custom” projecten met als focus het vereenvoudigen van bedrijfsprocessen en integraties op maat met externe systemen is Laravel onze way to go. Maar waarom zijn we nu zo'n grote fan van dit framework?