Een digitaal ledenplatform voor patiënten met Crohn of Colitis
CCV vzw is de Vlaamse patiëntenvereniging voor mensen met een inflammatoire darmziekte. De organisatie blijft groeien, en daar draagt de website voor een groot stuk aan bij. Wat begon bij een testproject in enkele ziekenhuizen, eindigde in een heuse digitale transformatie die vandaag nog steeds doorloopt.
CCV vzw is een patiëntenvereniging met een actief ledenbestand, én vooral ook een team van erg gedreven bestuursleden die volop op zoek gaan naar hoe de organisatie een relevante rol kan spelen voor zoveel mogelijk patiënten. Daarvoor durven ze onbetreden paden verkennen, en slaan ze geregeld de handen in elkaar met artsen en met de medische industrie. Een innovatieve aanpak die zich duidelijk vertaalt in een groeiende organisatie.
Project info
Project
Het digitaliseren van ledenbeheer en uitwerken van een digitale ervaring voor ledenExpertise
Online strategie, UX design, ontwikkelingPeriode
2021-...Van testproject in ziekenhuizen naar online kennisbank
In een aantal ziekenhuizen had het team van CCV vzw enkele infosessies georganiseerd waarbij ze aan patiënten tips gaven binnen een aantal thema's. Van patiëntenrechten en administratie tot tips rond relaties en zwangerschap in geval van IBD ziekten. Uit een analyse en evaluatie van de infosessies bleek dat een dergelijke, relatief eenvoudige uitleg, voor patiënten een heel groot verschil kon maken in hun ervaring van en omgang met hun ziekte.
Omdat live infosessies veel tijd en energie vragen en dit weinig schaalbaar was, had het team van CCV meteen een goede reflex: kon het digitaal ontsluiten van deze info eenzelfde effect hebben?
Waar we zelf vooral een digitale oplossing zochten voor ons kennisproject, stelde Statik ons terecht de vraag of we niet beter onze volledige digitale dienstverlening zouden aanpakken.
Lynn Debrun - Voorzitster CCV vzw
Funding en resources bij de medische industrie en kennisinstellingen
CCV pitchte het idee van digitale kennisontsluiting bij een van haar sponsors, en kreeg groen licht om aan de slag te gaan. Het was in die context dat het bestuur van CCV vzw in 2021 bij Statik kwam aankloppen.
Omdat je moeilijk een nog beter voorbeeld van de positieve impact van digitalisering kan bedenken, smolten wij voor deze patiëntenorganisatie. Hun enthousiasme en gedrevenheid werkten zo aanstekelijk dat we al snel zelf op zoek gingen naar andere digitale opportuniteiten voor de vereniging, en een quickscan maakten van hun digitale aanwezigheid op zich. Daar vielen een aantal dingen op:
- de website van de vereniging zelf was zeer verouderd en gaf weinig blijk van de dynamiek van deze organisatie
- het ledenbeheer van CCV gebeurde op een zeer handmatige manier, en eiste daardoor veel tijd op van het kleine team achter deze organisatie
Het resultaat? Een digitaal werkinstrument én een aantrekkelijke & educatieve website
We werkten uiteindelijk een volledige website uit voor CCV vzw, in ons geliefde Craft CMS, die naast de digitale kennisontsluiting tegelijk ook een oplossing biedt voor de tot dan toe zeer tijdsintensieve administratie die gepaard gaat met ledenbeheer. Die omvat onder andere:
- een online lidmaatschapsformulier met mogelijkheid tot online betaling
- gebruikersaccounts die leden toegang geven tot extra functionaliteit en inhoud op de website, en zo nog meer waarde geeft aan het lidmaatschap
- een eenvoudige flow voor het jaarlijks hernieuwen van je lidmaatschap, met oa. automatische herinneringsmailtjes
- een overzichtelijk dashboard voor de beheerders aan de zijde van CCV, waarin ze op elk moment een overzicht kunnen vinden en lijsten kunnen maken van actieve en niet actieve leden, soorten leden, openstaande betalingen enzovoort.
Verder goten we alles in een opgefrist en aantrekkelijk jasje, want het oog wil ook wat.
Aan de slag met de digitale uitdagingen van je ledenorganisatie?
Of je nu een patiëntenvereniging, netwerkorganisatie of een organisatie die op een andere manier mensen verbindt bent, heel vaak zijn de uitdagingen dezelfde. Een efficiënte administratie, leden blijvend engageren en kennis uitwisselen om er maar enkele te noemen. Wij deelden onze inzichten en die van 5 ledenorganisaties in een handige minigids.
Een organisatie in beweging
Sinds de lancering van de nieuwe website merkt de vereniging een duidelijk enthousiasme en groei bij haar leden. Maar er komt ook positieve feedback van gebruikers, en die is misschien nog belangrijker.
CCV vzw wil blijven groeien en verder digitaliseren waar dat waarde toevoegt. Enkele zaken die alvast nog op de roadmap staan:
- Meer gaan inzetten op communicatie via nieuwsbrieven en geautomatiseerde e-mailflows over lidmaatschap en het hernieuwen ervan
- Een directe koppeling maken tussen de realtime status van lidmaatschappen (actief, vervallen...) uit de website en de e-mail segmenten
- Een nog beter doorzoekbare opbouw van de kennisbank
- Meer aandacht voor webtoegankelijkheid
- ...
Ook benieuwd naar hoe je in jouw organisatie geleidelijk kan digitaliseren?
Wij denken graag mee na om de administratie van je activiteiten, ledenbeheer, facturatie... te vereenvoudigen dankzij een digitaal platform op maat.
Platformen die administratieve processen vereenvoudigen
Het digitaliseren en automatiseren van interne processen kan voor een enorme tijdswinst en meer tevredenheid bij werknemers zorgen. Hieronder nog enkele andere voorbeelden van platformen waarin automatisering centraal stond.
