Eén platform dat de ledenadministratie voor drie organisaties automatiseert
Drie organisaties met gemeenschappelijke uitdagingen besloten de krachten te bundelen om een administratief ledenplatform uit te werken dat heel wat interne processen zowel voor de medewerkers als de gebruikers vereenvoudigt.
De resultaten in een notendop
- Een geïntegreerd future-proof ledenplatform dat zowel qua beheer als kosten gedeeld wordt tussen drie organisaties.
- Het platform is in tegenstelling tot bestaande out-of-the-box oplossingen wel volledig afgestemd op de specifieke gedeelde noden van de drie organisaties. Uitzonderingen en specifieke flows zijn ingebouwd waar nodig.
- Een enorme tijdswinst voor de beheerders bij het aanmaken van vormingen en het opvolgen van alle ledenadministratie.
Het vormingsplatform voor verzekeringsartsen
De Wetenschappelijke Vereniging voor Verzekeringsgeneeskunde (WVV) en zijn Franse tegenhanger ASMA (Association Scientifique de Médecine d'Assurance) bieden vormingen en activiteiten op maat van verzekeringsartsen, studenten in opleiding en zorgverleners. Zij delen die doelgroep met de Vlaamse Wetenschappelijke Vereniging voor Arbeidsgezondheidskunde (VWVA) die op hun beurt vormingen aanbieden aan hun leden.
Al enkele jaren geleden besloten ze daarom om een gedeeld ledenplatform op te zetten. In 2022 was dat platform, ikschrijfin.be, aan een grondige technologische update toe. Het momentum om te bekijken waar we konden optimaliseren voor het nieuwe platform. En al snel zagen we heel wat opportuniteiten om de complexe processen en administratie van het ledenplatform te automatiseren.
Project info
Project
Administratief ledenplatform dat de processen voor drie organisaties in goede banen leidtExpertise
Online strategie, informatie-architectuur, administratieve platformenPeriode
2022 - ...Boostdag om alle flows in kaart te brengen
Beginnen deden we daarom met een boostdag waarbij we in de eerste plaats WVV en ASMA samen brachten om alle bestaande flows en uitzonderingen (en dat waren er nogal wat) door te praten. Een overzicht van enkele use cases:
- Beiden verenigingen bieden vormingen en activiteiten aan waarop leden zich kunnen inschrijven. Sommige sessies zijn gratis na betaling van het lidgeld, voor sommigen moet een kleine meerprijs betaald worden.
- Leden kunnen individueel lid worden en meteen online betalen. Maar een organisatie moet een overschrijving kunnen doen om voor meerdere personen tegelijk lidgeld te betalen. Enkel goedgekeurde organisaties mogen die optie aangereikt krijgen.
- Bij WVV betaalt elk lid hetzelfde tarief, ASMA heeft naast het normale tarief ook nog een kortingstarief.
- Leden kunnen zowel voor een reeks van sessies tegelijk inschrijven, als voor een individuele sessie.
- Leden van WVV kunnen zich aansluiten bij een vorming van ASMA en omgekeerd.
- Ook als niet-lid kan je inschrijven voor een individuele vorming tegen een hogere prijs.
- Artsen moeten een aanwezigheidsattest ontvangen dat gebruikt kan worden om accrediteringspunten aan te vragen bij het RIZIV.
Naast deze lijst van uitzonderingen en flows kwamen er drie focuspunten naar voren om de gebruiker een betere ervaring te bieden:
- Een arts kan eenvoudig zijn of haar lidmaatschap beheren.
- Een duidelijkere betaalflow met de mogelijkheid om individueel meteen online te betalen.
- Een inzichtelijk overzicht van de geplande en afgelopen activiteiten voor de gebruiker in zijn/haar profiel. Zodat de arts ook eenvoudig een aanwezigheidsattest en een presentatie kan downloaden van een afgelopen vorming.
3 uitdagingen voor ledenorganisaties
Op zoek naar nog meer inspiratie over hoe digitalisering kan helpen om een antwoord te vinden op de uitdagingen van jouw ledenorganisatie of vereniging? In onze minigids laten we o.a. OKRA, Sociare, Leuven MindGate, Gezinssport Vlaanderen en Laurea aan het woord over hoe zij aan de slag zijn gegaan met een digitaal platform om hun administratie te vereenvoudigen.
Eén centraal platform, tijdswinst voor drie organisaties
Ook voor de beheerder van het platform zijn er verschillende acties die het platform zoveel mogelijk automatiseren: goedkeuren van organisaties, opvolgen van facturatie, opladen attesten bij het RIZIV, automatische herinneringen om lidgeld te vernieuwen...
Enkele voorbeelden van functionaliteiten die de beheerders heel wat tijd en manueel werk besparen:
- Een beheerder heeft toegang tot alle data van de organisatie waar hij of zij toe behoort. Er kunnen eenvoudig exports getrokken worden van alle lidmaatschappen, gebruikers en inschrijvingen voor activiteiten.
- Beheerders kunnen deelnemers makkelijk op aanwezig zetten en een export nemen van alle aanwezige artsen om op te laden bij het RIZIV.
- Beheerders hebben zelf controle over de (kortings)tarieven die ze per categorie toekennen over de lijst van goedgekeurde organisaties.
- Vormingen aanmaken of beheren gaat veel vlotter dan in het oude platform. Naast administratieve flows bevat het platform voldoende contentmogelijkheden.
Succesvolle lancering
Alle gedefinieerde flows werden neergeschreven in user stories. Aan de hand daarvan werden prototypes opgemaakt en kozen we voor een functioneel en eenvoudig UX design. De ontwikkeling gebeurde in sprints van telkens maximaal twee weken.
Het ledenplatform werd ontwikkeld in het Laravel framework, een open source technologie dat wereldwijd een brede community achter zich heeft. Voor de online betalingen werkten we met het Nederlandse Mollie.
De lancering werd afgestemd op het nieuwe kalenderjaar zodat het nieuwe platform volop ingezet kon worden in de nieuwe wervingsperiode voor leden en vormingen. Op die manier zorgden we voor een vlotte overgang zonder omslachtige migratie van het oude systeem naar het nieuwe platform.
Voor twee organisaties betekende de lancering een nieuwe start en een enorme efficiëntiewinst wat betreft beheer en administratie. Ondertussen is VWVA ook ingestapt in het platform.
Ook interesse om je processen te vereenvoudigen?
Of het nu gaat om ledenbeheer, vormingen, online betalingen of iets totaal anders, wij denken graag mee na.
Meer administratieve platformen?
Ik schrijf in is slechts één van de ledenplatformen die we de afgelopen tijd hebben uitgewerkt. Hieronder kan je nog enkele andere voorbeelden bekijken.
Digitalisering van het cursusaanbod tandheelkunde van KU Leuven
