Digitalisering van het cursusaanbod tandheelkunde van KU Leuven
De afdeling Tandheelkunde van KU Leuven organiseert jaarlijks heel wat vormingen voor tandartsen die hiervoor accrediteringspunten kunnen behalen. Wij ontwikkelden een platform om de manuele administratie en opvolging hiervan te automatiseren.
De resultaten in een notendop
Het platform in een notendop
Eén centraal overzicht van het opleidingsaanbod tandheelkunde.
Eenvoudig online inschrijven en betalen voor de vormingen, én korting voor alumni dankzij een integratie met KU Leuven Connect.
Eenvoudigere opvolging van de processen voor RIZIV administratie en accreditatie: al het nodige papierwerk voor het RIZIV wordt automatisch gegenereerd door het platform.
Op zoek naar administratieve eenvoud en meer gebruiksgemak
De afdeling Tandheelkunde van KU Leuven biedt jaarlijks tientallen navormingen aan. Het aanbod zat echter verspreid over drie verschillende websites, elk met een eigen klantendatabase en administratie. Het hele proces van inschrijven tot en met RIZIV accreditatie zorgde ook voor behoorlijk wat administratieve overhead.
Toen een van de bestaande websites aan vernieuwing toe was, bood dit een mooie gelegenheid om samen met de afdeling tandheelkunde na te denken over een nieuw geïntegreerd platform dat het volledige vormingsaanbod centraliseert, maximaal inzet op digitalisering van processen en self-service voor de eindgebruiker.
Project info
Project
Geïntegreerd opleidingsaanbod en automatisering van de administratieve processenExpertise
Strategie, UX, automatiseringPeriode
2022 - lopend
Analyse van de huidige processen en flows voor gebruikers
We startten zoals steeds met een voortraject waarin we samen met de mensen van de dienst Tandheelkunde alle bestaande stappen van de customer journey bespraken en de administratieve processen in kaart brachten, inclusief bijhorende pijnpunten én opportuniteiten.
Op basis van de inzichten uit deze oefening bedachten we een strategie voor één centraal platform, met het volledige aanbod aan permanente vormingen tandheelkunde van de KU Leuven. Gebruiksvriendelijkheid - ook mobile, staat voorop. Aan de administratieve kant zorgden we voor uniformisering en vereenvoudiging, om overhead tot een minimum te beperken.
Voor zowel de cursisten als de medewerkers van de dienst tandheelkunde werden verschillende user stories uitgewerkt. Samen met de dienst Tandheelkunde selecteerden we de componenten die zeker opgenomen moesten worden in een zogenaamde MVP (Minimal Viable Product) en welke later op de roadmap zouden moeten komen.
Focus op de eindgebruiker
Tandheelkundigen kunnen nu op dit centrale platform terecht voor alles wat betreft de aangeboden navormingen.
- Ze kunnen er het volledige aanbod aan vormingen consulteren;
- een persoonlijke account aanmaken;
- hun persoonlijke gegevens beheren;
- zich inschrijven voor navormingen;
- hun inschrijvingen beheren;
- online betalen waarbij een eventuele ledenkorting automatisch wordt toegepast dankzij de integratie met KU Leuven Connect;
- na afloop van een vorming het aangeboden cursusmateriaal raadplegen en een aanwezigheidsattest downloaden.
Een gebruiksvriendelijk platform voor de beheerders
Het vereenvoudigen van de administratieve afhandeling was het tweede voornaamste doel van dit vernieuwde platform.
Platformbeheerders kunnen nu eenvoudig:
- cursussen aanmaken, aanpassen en publiceren;
- inschrijvingen voor cursussen beheren;
- aanwezigheidslijsten exporteren;
- de financiële balans van een cursus bijhouden;
- exports maken voor het RIZIV.
Bovendien werden er een aantal automatische flows voorzien die de medewerkers van de dienst Tandheelkunde nog verder 'ontzorgen'. Zo worden er automatisch e-mails verstuurd naar de cursisten na inschrijving voor een vorming, vlak voor de vorming, en na de vorming met een link naar een evaluatieformulier over de vorming.
"Een gebruiksvriendelijk platform met integraties en automatisering naar SAP CRM en KU Leuven Connect. Mijn digitale communicatiehartje wordt daar blij van!"
Fran Venken - Digitale communicatie, Faculteit Geneeskunde
Check-in met QR-code
Vindt de vorming online plaats, bevat de reminder e-mail de link voor het webinar. Is het een vorming ter plaatse, bevat de reminder e-mail een QR-code die de cursist moet laten scannen ter plaatse.
Door het scannen van de QR-code wordt de aanwezigheid van de ingeschreven cursisten automatisch geregistreerd in het platform. Als cursisten hun code ook nog eens laten scannen na de vorming, kunnen ze hun aanwezigheidsattest downloaden via het platform.
De medewerkers van de dienst Tandheelkunde kunnen via het beheerdersplatform makkelijk exports maken, o.a. voor het RIZIV en vermijden zo een heleboel administratieve handelingen.
Duurzame partner van KU Leuven
Wist je dat Statik al enkele jaren actief meeschrijft aan het digitale verhaal van de Leuvense universiteit. Daardoor kennen we de verschillende doelgroepen en specifieke uitdagingen van de onderwijssector ondertussen door en door.
Integratie met KU Leuven Connect en SAP
KU Leuven Connect verenigt sinds kort alle alumniverenigingen van de KU Leuven, dus ook de LUTV (Leuvense Universitaire Tandheelkundige Vereniging). Het beheer en de betaling voor het lidmaatschap van een vereniging loopt via KU Leuven Connect, waar het vernieuwde platform van tandheelkunde mee geïntegreerd is. Hierdoor wordt het LUTV ledentarief automatisch aangeboden aan zij die hier recht op hebben.
De status van een betaling van een cursus is ook zichtbaar in het beheerdersplatform. Voor de online betalingen, integreerden we met de SAP-betaalmodule van de KULeuven, die er voor zorgt dat betalingen ook achterliggend op de juiste rekening of bestelbon terechtkomen in de KU Leuven boekhouding.
Ook op zoek naar een efficiëntiewinst?
Wij denken graag mee na om de administratie van je activiteiten, ledenbeheer, facturatie... te vereenvoudigen dankzij een digitaal platform op maat.
Platformen die administratieve processen vereenvoudigen
Het digitaliseren en automatiseren van interne processen kan voor een enorme tijdswinst en meer tevredenheid bij werknemers zorgen. Hieronder nog enkele andere voorbeelden van platformen waarin automatisering centraal stond.
