4 tips om je evenement succesvol in een digitale vorm te gieten
1. Bezint eer ge begint
In maart 2020 moesten heel wat organisaties zichzelf plots heruitvinden. Het resultaat? De hoeveelheid online webinars, conferenties, lezingen en meetings schoot de hoogte in. Het bedrijf achter Zoom zag in 2020 haar inkomsten met 370% stijgen. Het is dus verleidelijk om ook mee te gaan in die trend. Maar zoals steeds is het aangeraden om eerst na te denken over de strategie achter je event.
Welke doelstelling wil je ermee behalen?
'Omdat het fysiek niet kan' is helaas geen correct antwoord. Wil je lotgenoten verbinden (zoals de Vlaamse Parkinson Liga)? Dan gaat het om mensen bij elkaar brengen en kan dat even goed in een interactieve Zoomsessie als een fysieke ruimte. Dient je event normaal om zaken te verkopen voor het goede doel? Dan moet je waarschijnlijk een heel andere aanpak verzinnen. Denk maar aan het Rode Kruis dat zijn bekende stickers nu verkoopt via een webshop, maar hierover ook veel meer lawaai moet maken om de actie bekend te maken. Vertrek dus steeds vanuit een duidelijk meetbare doelstelling en evalueer de resultaten achteraf grondig.
Welke doelgroepen ga je ermee aanspreken?
Tot wie richt je je? En is deze doelgroep voldoende vertrouwd met technologie om de switch te maken? In het voorbeeld van de Vlaamse Parkinson Liga bleek Zoom de juiste optie omdat het een zeer toegankelijk platform is waarbij je als host voldoende controle hebt. Voor middelbare scholieren mag het dan weer wat toffer en interactiever. Daarom bouwden we voor The masked party van MNM een kleurrijke interactieve wereld in Topia waarin ze met elkaar konden videochatten.
Durf ook creatief zijn. Zo kan je online doelgroepen aanspreken die je met een fysiek evenement niet snel zal verwelkomen. Bewoners van een woonzorgcentrum bv. of studenten aan de andere kant van het land.
Kan je een meerwaarde leveren?
Hoe fijn het ook zou zijn, sommige zaken kan technologie niet vervangen. De ervaring om samen met 10.000 andere mensen luidop mee te kelen tijdens een concert bijvoorbeeld. Vergeet ook niet dat door het vele thuiswerken, heel wat mensen videocallmoe zijn. Die lunchlezing of avondconferentie wordt zo plots een opdracht. Bij The Masked party combineerden we live concerten, DJ-sets en gesprekken met experts. Niets werd vooraf opgenomen, we vonden het belangrijk om een authentieke en exclusieve ervaring te creëren.
2. Ga niet op zoek naar een één-op-één alternatief
Voor veel organisaties is er een grote noodzaak om een digitaal alternatief te voorzien voor een fysiek evenement. De eerste reflex daarbij is om een één-op-één vertaling te maken van wat er bestond naar online technologie. Op een normale conferentie is er bijvoorbeeld een pauze om de twee uur tussen de sessies, dus werd hetzelfde gedaan bij de planning van de online variant. Zo eenvoudig is het echter niet.
Las voldoende rustmomenten in
Als er één ding is dat wij hebben geleerd het afgelopen jaar is dat online toch alles anders is. De context waarin bezoekers je conferentie bijwonen is namelijk totaal verschillend. Ze doen dit vanuit hun huiskamer of bureau, met een partner of kinderen in de buurt, vanop hun computerscherm waar nog heel wat andere zaken op gebeuren.
Zelfs wie ondertussen niet op een ander scherm zit te kijken, kan zich geen twee uur concentreren in een videocall. Las wat vaker een pauze in, hou de sessies beknopter en zorg voor interactie. Er is niets moeilijker dan te luisteren naar een online lezing terwijl de Whatsappberichten en meldingen van de bedrijfschat één voor één opdoemen.
Zorg voor interactie
Laat mensen actief nadenken over het onderwerp. Gebruik polls, breakout rooms en whiteboards in Zoom, Teams en Google Meet. Of schakel over op volledig interactieve digitale tools zoals Mentimeter, Mural en Miro. Ook wij doen onze workshops ondertussen niet meer in presentatievorm, maar via gedeelde templates in Mural, bij gebrek aan onze eigen kantoormuren.
3. Probeer het warme water niet opnieuw uit te vinden
Gebruik wat al bestaat
Het is aanlokkelijk om meteen een custom-made platform te laten ontwikkelen dat aan jouw wensenlijstje voldoet. Toch is het een beter idee om klein en pragmatisch te starten. Er zijn honderden tools op de markt die waarschijnlijk al voor een groot deel doen wat je nodig hebt. Het is een kwestie van de juiste tools slim te combineren. En ook hier: denk doelgroepgericht. Wat gebruikt de doelgroep vandaag al? Hoe minder nieuwe apps of tools je hen moet laten installeren en leren kennen, hoe beter.
Tijdens de eerste editie van de online infodag van KU Leuven focusten we op de basis: Q&A sessies met proffen en huidige studenten over de opleiding in Skype. Een eenvoudige opzet die op één dag meer dan 7.000 leerlingen wist te lokken. Ondertussen hebben we een breder online platform uitgedacht waarin de chatsessies nog steeds centraal staan, maar ook met videocontent, cursusmateriaal en virtuele tours van de campus. Stap voor stap komen we zo tot een naadloze online ervaring die ook na deze pandemie deel zal uitmaken van de rekruteringsstrategie.
Slim combineren is key
Ook het Forward Festival van 11.11.11 over internationale solidariteit ging dit jaar online. Om zoveel mogelijk een echte conferentiebeleving na te bootsen combineerden we verschillende tools: Zoom voor de inhoudelijke sessies, Mentimeter voor polls en quizzes en Facebook om met elkaar in contact te komen, ideeën uit te wisselen en te netwerken. Al deze tools kwamen naadloos samen op de website van 11.11.11 waar bezoekers het programma konden raadplegen of vragen konden stellen in de lobby, een Zoomsessie die voortdurend werd bemand om gebruikers wegwijs te maken (net zoals de infodesk op een echt event).
4. Denk toekomstgericht
Elke crisis zorgt voor opportuniteiten. Dat we in het nieuwe normaal allemaal wat vaker zullen thuiswerken en daardoor tools zoals Zooms en Teams blijvers zijn, daar twijfelt niemand aan. Zie het organiseren van online events dus niet als een noodzakelijk kwaad, maar gebruik deze periode om ervaring op te doen en eruit te leren.
Voor Dag van de Wetenschap ontwikkelden we een op maat contentplatform à la Netflix waarop je activiteiten kan bekijken die met wetenschap te maken hebben. Deze omslag zorgde ervoor dat het concept evolueerde van een eendagsevenement naar een leerplatform dat dagelijks gebruikt wordt door leerkrachten en ouders. Ook vele van de andere initiatieven plannen nu al opnieuw een volledig digitaal of hybride evenement. The future is now.
Hieronder kan je nog enkele interessante cases lezen over digitale events die we het afgelopen jaar mee hebben georganiseerd:
Contentplatform boordevol activiteiten voor jong en oud die van élke dag Dag van de Wetenschap maken.
Op zoek naar een relevant digitaal alternatief voor je evenement?
We hebben nog honderden ideeën! En we delen die graag bij een straffe kop koffie.
Wie is Annelies?
Volgende blogpost
Schoon Schip ep. 04: Zelfsturing in de natuur en op de werkvloer
Tijdens deze episode schuift team facilitator Linde Vloeberghs van Maanlanders mee aan tafel. Maanlanders is een gloednieuwe spin-off van Statik die inzet op werkgeluk en impact. Daarnaast is biomimicry expert oftewel nature centric designer Daphne Fecheyr te gast. Daphne legt uit hoe zelfsturing in de natuur al eeuwenlang stand houdt en waarom dit dus ook perfect op de werkvloer kan marcheren.