Project
Contentplatform boordevol activiteiten voor jong en oud die van élke dag Dag van de Wetenschap maken.
Expertise

Informatiearchitectuur, platformen & applicaties, hosting & performantie

Periode
2020

Van een groots fysiek event naar een online totaalbeleving

De 10de editie van de Dag van Wetenschap werd een wel heel speciaal jubileum. Door COVID-19 konden er dit jaar geen fysieke activiteiten plaatsvinden. In plaats daarvan zetten 80 organisatoren hun deuren digitaal open op het online platform van Dag van de Wetenschap.

Begin augustus contacteerde Technopolis, de organisator van Dag van de Wetenschap, ons of we het zagen zitten om het nieuwe platform te ontwikkelen. We zeiden volmondig ja, al moeten we toegeven dat de deadline wel meteen voor wat stress zorgde. Net geen drie maanden om het platform te bedenken en ontwikkelen in Craft CMS met uitgebreide registratie-functionaliteiten zowel voor de deelnemende organisaties als bezoekers. Dat is op zijn zachtst gezegd pittig te noemen.

Homepagina Dag van de Wetenschap

Analyse en ontwikkeling in sprints

We warmden onze vingertoppen snel op om deze strakke timing waar te kunnen maken. Samen met Technopolis en Eventpilots, de partner die zou zorgen voor een heuse liveshow op 22 november, maakten we een retroplanning op met drie grote fasen of sprints:

  1. Een campagnesite om de digitale Dag van de Wetenschap aan te kondigen. Deadline: eind september.
  2. Een mogelijkheid voor deelnemende organisaties om zich te registreren en activiteiten aan te maken. Deadline: midden oktober.
  3. Lancering van de website voor bezoekers waarop ze Netflix-gewijs een profiel voor zichzelf en hun gezin kunnen aanmaken en activiteiten op maat te zien krijgen. Deadline: begin november.

Een vlotte user experience voor alle stakeholders

Het succes van Dag van de Wetenschap? De deelnemende organisaties zoals universiteiten, hogescholen, musea, onderzoekscentra... die heel veel tijd stoppen in het maken van originele activiteiten om wetenschap toegankelijk te maken voor een breed publiek. Ook zij moesten plots omschakelen en een digitaal format bedenken. Dus we wilden het aanmaken van de activiteiten zo gemakkelijk mogelijk voor hen maken.

Tijdens de tweede sprint ging onze aandacht volledig naar het dashboard van de deelnemers. In het dashboard zitten de volgende functionaliteiten vervat:

  • Het aanmaken en beheer van het profiel van de organisatie
  • Het kunnen toevoegen van mede-beheerders aan deze organisatie
  • Activiteiten aanmaken en doorsturen naar Dag van de Wetenschap ter controle
  • Alle goedgekeurde activiteiten van de organisatie kunnen bekijken en bewerken
  • Een helpdesk met FAQ

Op slechts twee weken tijd werden er zo 80 organisaties aangemaakt die samen meer dan 500 activiteiten aanboden via het platform. Van Q&A-sessies in Zoom, over workshops via Youtube-video's, podcasts, tot proefjes waarbij je op voorhand het boodschappenlijstje kon consulteren. Voor ieder wat wils!

Een Netflix voor toekomstige wetenschappers

Tijd om deze leuke activiteiten tot bij de gezinnen te krijgen. Met 500 activiteiten is het aanbod groot. We wilden het bezoekers zo gemakkelijk mogelijk maken om activiteiten te vinden op maat. Zeker voor ouders met jongere kinderen is het handig als ze snel content gericht op een bepaalde leeftijd te zien krijgen. Tijdens de analyse definieerden we dan ook deze functionaliteiten als must-haves:

  • Een overzicht van alle activiteiten waarop je in enkele klikken kan filteren op leeftijd, thema's en formats
  • De mogelijkheid om een login aan te maken om aanbevelingen op maat te zien te krijgen
  • Het kunnen toevoegen van verschillende profielen binnen één login. Bv. een profiel voor je dochter van 8 jaar en je zoontje van 5 jaar.
  • Een persoonlijk overzicht van activiteiten op maat van dat profiel via de zogenaamde swim lanes (bekend van Netflix)
  • De mogelijkheid om activiteiten op te slaan in een favorietenlijstje
  • Eenvoudig reserveren met je profiel voor activiteiten met een beperkt aantal deelnemers
Voorbeeld van een persoonlijk overzicht met swim lanes

Performantie als hoofdfocus

Performantie vormde een permanent aandachtspunt tijdens de ontwikkeling. Bij een eventgedreven platform zoals Digitale Dag van de Wetenschap dat op 22 november duizenden bezoekers op hetzelfde moment verwacht, zijn snelheid en gegarandeerde uptime cruciaal. Samen met onze hostingpartner Combell zorgden we daarom voor een schaalbare server set-up volgens het load balancing principe om de capaciteit van het platform te verdelen over minstens twee virtuele servers.

In de week vooraf deden we ook een load test waarbij we het volledige proces van de bezoeker doorlopen, stelselmatig het aantal bezoekers opdrijven, om op die manier te weten te komen hoeveel bezoekers de omgeving aan kan. Op basis van die test kunnen we eventuele issues tijdig verhelpen en de set-up verder verfijnen.

Load test voorbeeld
Voorbeeld load test met 2.000 bezoekers

Zo'n load test is natuurlijk geen garantie, maar dat we deze goed zijn doorgekomen zorgde toch voor meer gemoedsrust de dagen voor het evenement. Ondertussen waren ze ook bij Technopolis in Mechelen klaar voor een heuse liveshow van 4 uur. Nu was het enkel nog spannend afwachten wat de dag zelf zou geven...

Iedereen wetenschapper

Zondag 22 november was een regenachtige dag. Perfect om wetenschap te beleven vanuit je kot. In plaats van op pad te trekken naar allerlei activiteiten in de buurt, gingen meer dan 42.000 Vlamingen naar de website voor de online liveshows, podcasts, spelletjes en workshops.

En het beste nieuws is dat het aantal deelnemers nog zal oplopen. Heel wat activiteiten blijven ook na de Dag van de Wetenschap nog een hele tijd beschikbaar op het online platform. Zo kunnen de activiteiten ook door leerkrachten in de klas gebruikt worden bijvoorbeeld. Dankzij het online platform is het voortaan eigenlijk elke dag Dag van de Wetenschap. Neem zeker eens een kijkje op dagvandewetenschap.be.

Samen nadenken over de digitale vertaalslag van je organisatie?

Of je nu op zoek bent naar een online alternatief voor je fysieke evenement of een contentplatform op maat. We denken graag mee na over de juiste oplossing voor jouw doelgroepen.