Een digitale totaalbeleving voor wetenschappers in spe

Samen met Technopolis ontwikkelden we een interactief contentplatform voor Dag van de Wetenschap boordevol wetenschapsactiviteiten voor jong en oud.

De resultaten in een notendop

  • Meer dan 42.000 bezoekers die de livestream bekeken en/of deelnamen aan één van de 500 activiteiten op 22/11/20;
  • Een eenvoudig dashboard waarin organisaties die deelnemen aan Dag van de Wetenschap hun activiteiten kunnen ingeven en beheren, het hele jaar door;
  • Een online contentplatform waarop wetenschap à la carte te beleven is dat nog steeds gebruikt wordt door leerkrachten, ouders en jongeren;
  • Een uitbreiding van het platform om post covid opnieuw volop in te zetten op een fysieke Dag van de Wetenschap, zonder de digitale meerwaarde te verliezen.

Van een groots fysiek event naar een online totaalbeleving

De 10de editie van de Dag van Wetenschap werd een wel heel speciaal jubileum. Door COVID-19 konden er dit jaar geen fysieke activiteiten plaatsvinden. In plaats daarvan zetten 80 organisatoren hun deuren digitaal open op het online platform van Dag van de Wetenschap.

Begin augustus contacteerde Technopolis, de organisator van Dag van de Wetenschap, ons of we het zagen zitten om het nieuwe platform te ontwikkelen. We zeiden volmondig ja, al moeten we toegeven dat de deadline wel meteen voor wat stress zorgde. Net geen drie maanden om het platform te bedenken en ontwikkelen in Craft CMS met uitgebreide registratie-functionaliteiten zowel voor de deelnemende organisaties als bezoekers. Dat is op zijn zachtst gezegd pittig te noemen.

Home editie 2022

Project

Contentplatform boordevol activiteiten voor jong en oud die van élke dag Dag van de Wetenschap maken.

Expertise

Informatiearchitectuur, platformen & applicaties, hosting & performantie

Periode

2020 - heden

Analyse en ontwikkeling in sprints

We warmden onze vingertoppen snel op om deze strakke timing waar te kunnen maken. Samen met Technopolis en Eventpilots, de partner die zou zorgen voor een heuse liveshow op 22 november, maakten we een retroplanning op met drie grote fasen of sprints:

  1. Een campagnesite om de digitale Dag van de Wetenschap aan te kondigen. Deadline: eind september.
  2. Een mogelijkheid voor deelnemende organisaties om zich te registreren en activiteiten aan te maken. Deadline: midden oktober.
  3. Lancering van de website voor bezoekers waarop ze Netflix-gewijs een profiel voor zichzelf en hun gezin kunnen aanmaken en activiteiten op maat te zien krijgen. Deadline: begin november.

Een vlotte user experience voor alle stakeholders

Het succes van Dag van de Wetenschap? De deelnemende organisaties zoals universiteiten, hogescholen, musea, onderzoekscentra... die heel veel tijd stoppen in het maken van originele activiteiten om wetenschap toegankelijk te maken voor een breed publiek. Ook zij moesten plots omschakelen en een digitaal format bedenken. Dus we wilden het aanmaken van de activiteiten zo gemakkelijk mogelijk voor hen maken.

Tijdens de tweede sprint ging onze aandacht volledig naar het dashboard van de deelnemers. In het dashboard zitten de volgende functionaliteiten vervat:

  • Het aanmaken en beheer van het profiel van de organisatie
  • Het kunnen toevoegen van mede-beheerders aan deze organisatie
  • Activiteiten aanmaken en doorsturen naar Dag van de Wetenschap ter controle
  • Alle goedgekeurde activiteiten van de organisatie kunnen bekijken en bewerken
  • Een helpdesk met FAQ

Op slechts twee weken tijd werden er zo 80 organisaties aangemaakt die samen meer dan 500 activiteiten aanboden via het platform. Van Q&A-sessies in Zoom, over workshops via Youtube-video's, podcasts, tot proefjes waarbij je op voorhand het boodschappenlijstje kon consulteren. Voor ieder wat wils!

Dashboard mijn activiteiten
Dashboard 'mijn activiteiten' organisator
Activiteit aanmaken
Stapsgewijze flow om een activiteit aan te maken

Een Netflix voor toekomstige wetenschappers

Tijd om deze leuke activiteiten tot bij de gezinnen te krijgen. Met 500 activiteiten is het aanbod groot. We wilden het bezoekers zo gemakkelijk mogelijk maken om activiteiten te vinden op maat. Zeker voor ouders met jongere kinderen is het handig als ze snel content gericht op een bepaalde leeftijd te zien krijgen. Tijdens de analyse definieerden we dan ook deze functionaliteiten als must-haves:

  • Een overzicht van alle activiteiten waarop je in enkele klikken kan filteren op leeftijd, thema's en formats
  • De mogelijkheid om een login aan te maken om aanbevelingen op maat te zien te krijgen
  • Het kunnen toevoegen van verschillende profielen binnen één login. Bv. een profiel voor je dochter van 8 jaar en je zoontje van 5 jaar.
  • Een persoonlijk overzicht van activiteiten op maat van dat profiel via de zogenaamde swim lanes (bekend van Netflix)
  • De mogelijkheid om activiteiten op te slaan in een favorietenlijstje
  • Eenvoudig reserveren met je profiel voor activiteiten met een beperkt aantal deelnemers
Persoonlijke swim lanes op maat
Persoonlijk overzicht met swim lanes op maat van je leeftijd en interesses
Favorieten
Overzicht van favoriete activiteiten

Performantie als hoofdfocus

Performantie vormde een permanent aandachtspunt tijdens de ontwikkeling. Bij een eventgedreven platform zoals Digitale Dag van de Wetenschap dat op 22 november duizenden bezoekers op hetzelfde moment verwacht, zijn snelheid en gegarandeerde uptime cruciaal. Samen met onze hostingpartner Combell zorgden we daarom voor een schaalbare server set-up volgens het load balancing principe om de capaciteit van het platform te verdelen over minstens twee virtuele servers.

In de week vooraf deden we ook een load test waarbij we het volledige proces van de bezoeker doorlopen, stelselmatig het aantal bezoekers opdrijven, om op die manier te weten te komen hoeveel bezoekers de omgeving aan kan. Op basis van die test kunnen we eventuele issues tijdig verhelpen en de set-up verder verfijnen.

Load test voorbeeld
Voorbeeld load test met 2.000 bezoekers

Zo'n load test is natuurlijk geen garantie, maar dat we deze goed zijn doorgekomen zorgde toch voor meer gemoedsrust de dagen voor het evenement. Ondertussen waren ze ook bij Technopolis in Mechelen klaar voor een heuse liveshow van 4 uur. Nu was het enkel nog spannend afwachten wat de dag zelf zou geven...

Een digitale totaalbeleving voor wetenschappers in spe

Iedereen wetenschapper

Zondag 22 november was een regenachtige dag. Perfect om wetenschap te beleven vanuit je kot. In plaats van op pad te trekken naar allerlei activiteiten in de buurt, gingen meer dan 42.000 Vlamingen naar de website voor de online liveshows, podcasts, spelletjes en workshops.

En het beste nieuws is dat het aantal deelnemers nog zal oplopen. Heel wat activiteiten blijven ook na de Dag van de Wetenschap nog een hele tijd beschikbaar op het online platform. Zo kunnen de activiteiten ook door leerkrachten in de klas gebruikt worden bijvoorbeeld. Dankzij het online platform is het voortaan eigenlijk elke dag Dag van de Wetenschap.

Opnieuw fysieke activiteiten centraal, of toch niet?

Voor de editie van 2021 hebben we de website uitgebreid met een luik om ook fysieke activiteiten eenvoudig in te voeren en weer te geven op een kaart. Helaas stak covid-19 opnieuw stokken in de wielen en moesten last-minute alle activiteiten omgezet worden naar een digitale variant. Doordat het platform het jaar ervoor volledig geoptimaliseerd was voor deze digitale activiteiten ging dit heel vlot en maakte Dag van de Wetenschap samen met de organisatoren er alsnog een geslaagde editie van.

Kaartweergave
Overzicht activiteiten op kaart
Lijstoverzicht
Lijstweergave van fysieke én digitale activiteiten

Op 28 november 2022 zal de 12de editie van Dag van de Wetenschap eindelijk weer volledig fysiek kunnen doorgaan. Voor deze editie werd het overzicht van activiteiten op de kaart, de sortering en de filering nog verder geoptimaliseerd en ook het dashboard van de organisator kreeg een update. Daarnaast bouwden we een integratie met UiTdatabank zodat alle Dag van de Wetenschap activiteiten ook op Uit In Vlaanderen worden weergegeven.

Samen nadenken over de digitale vertaalslag van je organisatie?

Of je nu op zoek bent naar een online alternatief voor je fysieke evenement of een contentplatform op maat. We denken graag mee na over de juiste oplossing voor jouw doelgroepen.