Een digitale totaalbeleving voor wetenschappers in spe

De 10de editie van de Dag van Wetenschap werd een wel heel speciaal jubileum. Door COVID-19 konden er dit jaar geen fysieke activiteiten plaatsvinden. In plaats daarvan zetten 80 organisatoren hun deuren digitaal open op het online platform van Dag van de Wetenschap.

Begin augustus contacteerde Technopolis, de organisator van Dag van de Wetenschap, ons of we het zagen zitten om het nieuwe platform te ontwikkelen. We zeiden volmondig ja, al moeten we toegeven dat de deadline wel meteen voor wat stress zorgde. Net geen drie maanden om het platform te bedenken en ontwikkelen in Craft CMS met uitgebreide registratie-functionaliteiten zowel voor de deelnemende organisaties als bezoekers. Dat is op zijn zachtst gezegd pittig te noemen.

We warmden onze vingertoppen snel op om deze strakke timing waar te kunnen maken. Samen met Technopolis en Eventpilots, de partner die zou zorgen voor een heuse liveshow op 22 november, maakten we een retroplanning op met drie grote fasen of sprints:

1. Een campagnesite om de digitale Dag van de Wetenschap aan te kondigen. Deadline: eind september.
2. Een mogelijkheid voor deelnemende organisaties om zich te registreren en activiteiten aan te maken. Deadline: midden oktober.
3. Lancering van de website voor bezoekers waarop ze Netflix-gewijs een profiel voor zichzelf en hun gezin kunnen aanmaken en activiteiten op maat te zien krijgen. Deadline: begin november.

Tijd om deze leuke activiteiten tot bij de gezinnen te krijgen. Met 500 activiteiten is het aanbod groot. We wilden het bezoekers zo gemakkelijk mogelijk maken om activiteiten te vinden op maat. Zeker voor ouders met jongere kinderen is het handig als ze snel content gericht op een bepaalde leeftijd te zien krijgen. Tijdens de analyse definieerden we dan ook deze functionaliteiten als must-haves:

• Een overzicht van alle activiteiten waarop je in enkele klikken kan filteren op leeftijd, thema's en formats
• De mogelijkheid om een login aan te maken om aanbevelingen op maat te zien te krijgen
• Het kunnen toevoegen van verschillende profielen binnen één login. Bv. een profiel voor je dochter van 8 jaar en je zoontje van 5 jaar.
• Een persoonlijk overzicht van activiteiten op maat van dat profiel via de zogenaamde swim lanes (bekend van Netflix)
• De mogelijkheid om activiteiten op te slaan in een favorietenlijstje
• Eenvoudig reserveren met je profiel voor activiteiten met een beperkt aantal deelnemers

Performantie vormde een permanent aandachtspunt tijdens de ontwikkeling. Bij een eventgedreven platform zoals Digitale Dag van de Wetenschap dat op 22 november duizenden bezoekers op hetzelfde moment verwacht, zijn snelheid en gegarandeerde uptime cruciaal. Samen met onze hostingpartner Combell zorgden we daarom voor een schaalbare server set-up volgens het load balancing principe om de capaciteit van het platform te verdelen over minstens twee virtuele servers.

In de week vooraf deden we ook een load test waarbij we het volledige proces van de bezoeker doorlopen, stelselmatig het aantal bezoekers opdrijven, om op die manier te weten te komen hoeveel bezoekers de omgeving aan kan. Op basis van die test kunnen we eventuele issues tijdig verhelpen en de set-up verder verfijnen.

Zo'n load test is natuurlijk geen garantie, maar dat we deze goed zijn doorgekomen zorgde toch voor meer gemoedsrust de dagen voor het evenement. Ondertussen waren ze ook bij Technopolis in Mechelen klaar voor een heuse liveshow van 4 uur. Nu was het enkel nog spannend afwachten wat de dag zelf zou geven...

Voor de editie van 2021 hebben we de website uitgebreid met een luik om ook fysieke activiteiten eenvoudig in te voeren en weer te geven op een kaart. Helaas stak covid-19 opnieuw stokken in de wielen en moesten last-minute alle activiteiten omgezet worden naar een digitale variant. Doordat het platform het jaar ervoor volledig geoptimaliseerd was voor deze digitale activiteiten ging dit heel vlot en maakte Dag van de Wetenschap samen met de organisatoren er alsnog een geslaagde editie van.

Op 28 november 2022 kon de 12de editie van Dag van de Wetenschap eindelijk weer volledig fysiek doorgaan. Voor deze editie werd het overzicht van activiteiten op de kaart, de sortering en de filering nog verder geoptimaliseerd en ook het dashboard van de organisator kreeg een update. Daarnaast bouwden we een integratie met UiTdatabank zodat alle Dag van de Wetenschap activiteiten ook op Uit In Vlaanderen worden weergegeven. 60.000 bezoekers genoten van wetenschapsactiviteiten in heel Vlaanderen.

In 2023 staat de volgende editie gepland op 26 november. Wij kijken alvast uit naar het nieuwe programma.