Terwijl het al COVID-19 is wat de klok slaat, gaat het leven aan de Vlaamse universiteiten en hogescholen op een boeiende manier verder. Aan een razend tempo trouwens, want proffen en docenten schoten massaal in actie om hun duizenden studenten van het nodige lesmateriaal te voorzien—volledig digitaal uiteraard.

Wat als... de infodag nu eens online zou doorgaan?

Zo'n crisis zorgt voor veel improviseren en de zaken anders aanpakken. Want naast alles in het werk stellen om de huidige studenten succesvol door eerste zit te loodsen, moeten duizenden 18-jarigen ondertussen een studiekeuze maken. Normaal helpt KU Leuven hen daarmee verder op de befaamde SID-in beurzen en infodagen op de campussen. Maar daar stak COVID-19 dit jaar een stokje voor.

Normaal zou de infodag doorgaan op 1 april. Met honderden infosessies op de verschillende campussen en binnen tientallen faculteiten, waarbij zesdejaars meteen al hun vragen rond specifieke opleidingen beantwoord zien door proffen en alumni.

Enkele weken voordien werd het hele scenario voor die dag echter omgegooid, met maar één zekerheid: hij zou absoluut doorgaan, virtueel. En dat was geen 1 april-grap.

Ontdek jezelf. Begin bij de wereld. Vanuit je kot.

Het plan voor die virtuele aanpak was duidelijk. Op woensdag 1 april zou de website van KU Leuven helemaal draaien rond de eerste echte online infodag. Alle vooraf ingeschreven laatstejaarsstudenten zouden uitgenodigd worden op een speciaal voor het virtuele evenement aangemaakte portaalpagina binnen de website.

Op dit portaal worden ze voor elke individuele opleiding naar een detailpagina geleid. Daar vinden ze alle beschikbare informatie over die opleiding terug. De oorspronkelijke presentatie werd speciaal herwerkt met een voice-over en op YouTube geplaatst zodat studenten onmiddellijk alles over een opleiding te weten kunnen komen. Neem nu bijvoorbeeld onderstaand voorbeeld van de bacheloropleiding Communicatiewetenschappen:

Voorbeeld detailpagina bachelor in de wijsbegeerte

Maar zo'n filmpje is natuurlijk vooral eenrichtingsverkeer. De enige uitdaging die nog voorlag, was hoe zo’n online infodag de persoonlijke interactie van een live infodag zou kunnen evenaren. Met die vraag klopte KU Leuven exact 7 dagen voor D-day bij ons aan. “Of we live chatsessies konden helpen organiseren, liefst met proffen, moderatoren en alumni in beeld gebracht en studenten die via chat vragen kunnen stellen, voor een 160-tal sessies op één dag.” Een uitdaging waar we ons graag in vastbeten—een week om alvast nooit meer te vergeten.

Een interactieve infodag in 7 dagen

1 april: een lachertje, en een onverbloemd succes

Om 10u ‘s ochtends startten de eerste live chatsessies. Alles liep zoals we gehoopt hadden, beter zelfs! We losten de laatste kleine issues op en tegen 12u werd die mailbox steeds leger en bleef de telefoon steeds stiller. De infodag was bezig, met soms wel 60 sessies tegelijk, zonder dat er van buitenaf moest ingegrepen worden. Studenten waren talrijk aanwezig, met bijna 9.000 deelnemers uit België én onze buurlanden.

Een digitale blijver?

Deze eerste online infodag bewees dat een verplichte omslag naar het digitale niet nefast hoeft te zijn, maar net voor mooie opportuniteiten kan zorgen. Professor Steven Van Hecke (dit artikel is een ware must-read) merkte terecht op dat zo'n online infodag jongeren kan bereiken die normaal te ver weg wonen en dat die jongeren op één dag eenvoudig hun licht kunnen opsteken bij verschillende opleidingen van verschillende campussen—zonder een voet buiten te zetten. Op die manier is het een mooie aanvulling op de live infodagen. Misschien wel eentje die ook na deze crisis zal blijven bestaan.

Het goede nieuws is alvast dat het niet bij één online editie zal blijven, want begin mei zal KU Leuven een tweede online infodag met interactieve chatsessies houden en ook de hogescholen van de Associatie KU Leuven zijn alvast met dit scenario aan de slag.

Ook buiten het onderwijs liggen er heel wat kansen op tafel om met interactieve chatsessies je organisatie te doen groeien tijdens deze blijf-in-uw-kot-periode. Zo gaan we voor de Vlaamse Parkinson Liga aan de slag om de ontmoetingsmomenten tussen lotgenoten te laten doorgaan en vrijwilligers op weg te helpen om deze gesprekken online te modereren. Technologie inzetten om mensen te verbinden, mooi toch?

Het einde van het verhaal? Een mooi staaltje teamwork, flexibiliteit en creativiteit. Een absoluut huzarenstukje, en daarnaast ook nog eens zo goed als geen CO2-uitstoot (het kan allemaal, en blijkt nog goed te werken ook). Dit is waarvoor we werken. Petje af voor iedereen van het KU Leuven team om jullie zo hard in te zetten voor de generaties van morgen!

Annelies

Wie is Annelies?

Online marketeer
Annelies is onze copywriter en contentmarketingexperte. Dankzij haar analytisch inzicht en scherpe pen zorgt ze voor slimme strategieën, effectieve campagnes en eenvoudige teksten die echt aanzetten tot actie.