Het verhaal van de eerste online infodag van KU Leuven
Terwijl het al COVID-19 is wat de klok slaat, gaat het leven aan de Vlaamse universiteiten en hogescholen op een boeiende manier verder. Aan een razend tempo trouwens, want proffen en docenten schoten massaal in actie om hun duizenden studenten van het nodige lesmateriaal te voorzien—volledig digitaal uiteraard.
Wat als... de infodag nu eens online zou doorgaan?
Zo'n crisis zorgt voor veel improviseren en de zaken anders aanpakken. Want naast alles in het werk stellen om de huidige studenten succesvol door eerste zit te loodsen, moeten duizenden 18-jarigen ondertussen een studiekeuze maken. Normaal helpt KU Leuven hen daarmee verder op de befaamde SID-in beurzen en infodagen op de campussen. Maar daar stak COVID-19 dit jaar een stokje voor.
Normaal zou de infodag doorgaan op 1 april. Met honderden infosessies op de verschillende campussen en binnen tientallen faculteiten, waarbij zesdejaars meteen al hun vragen rond specifieke opleidingen beantwoord zien door proffen en alumni.
Enkele weken voordien werd het hele scenario voor die dag echter omgegooid, met maar één zekerheid: hij zou absoluut doorgaan, virtueel. En dat was geen 1 april-grap.
Ontdek jezelf. Begin bij de wereld. Vanuit je kot.
Het plan voor die virtuele aanpak was duidelijk. Op woensdag 1 april zou de website van KU Leuven helemaal draaien rond de eerste echte online infodag. Alle vooraf ingeschreven laatstejaarsstudenten zouden uitgenodigd worden op een speciaal voor het virtuele evenement aangemaakte portaalpagina binnen de website.
Op dit portaal worden ze voor elke individuele opleiding naar een detailpagina geleid. Daar vinden ze alle beschikbare informatie over die opleiding terug. De oorspronkelijke presentatie werd speciaal herwerkt met een voice-over en op YouTube geplaatst zodat studenten onmiddellijk alles over een opleiding te weten kunnen komen.
Maar zo'n filmpje is natuurlijk vooral eenrichtingsverkeer. De enige uitdaging die nog voorlag, was hoe zo’n online infodag de persoonlijke interactie van een live infodag zou kunnen evenaren. Met die vraag klopte KU Leuven exact 7 dagen voor D-day bij ons aan. “Of we live chatsessies konden helpen organiseren, liefst met proffen, moderatoren en alumni in beeld gebracht en studenten die via chat vragen kunnen stellen, voor een 160-tal sessies op één dag.” Een uitdaging waar we ons graag in vastbeten—een week om alvast nooit meer te vergeten.
Een interactieve infodag in 7 dagen
Dag 1: woensdag 25 maart
Tijd voor wat grondig onderzoek. Welke software of tool kan ervoor zorgen dat we een week later 160 online sessies opgezet krijgen? Hoe zien we zo’n chatsessie tussen proffen en studenten verlopen? Moeten die sessies gemodereerd worden? Kan de software de grote capaciteit van zoveel studenten op één dag wel aan? Welke risico’s zijn er, en met welke bottlenecks moeten we rekening houden?
Dag 2: donderdag 26 maart
Na het testen van een resem bestaande tools, werd er één oplossing naar voren geschoven. Die willen we meteen testen met het projectteam van KU Leuven. Wat blijkt? Toch nog niet helemaal wat we willen. En vooral: we zijn niet zeker hoe we honderden KU Leuven medewerkers en duizenden studenten zonder al te veel moeite die tool kunnen laten gebruiken. De zoektocht gaat verder. We buigen ons met wat meer Statikers over de vraag en lijsten alle pro's en cons op.
Dag 3: vrijdag 27 maart
We hakken de knoop door. De keuze voor een nieuwe tool is gemaakt nadat we een succesvolle testsessie deden met het projectteam. Wat daarin uiteindelijk de doorslag gaf? Naast een laagdrempelige en performante tool, was vooral ook de mogelijkheid om vanuit een centraal account de volledige planning van de sessies te kunnen opstellen van groot belang om snel te kunnen schakelen.
Dag 4: zaterdag 28 maart
Terwijl KU Leuven nog volop bezig is met de planning van de verschillende infosessies per faculteit, willen wij toch graag verder uitzoeken hoe we deze tegen maandagavond allemaal ingepland kunnen krijgen, en welke richtlijnen KU Leuven zal moeten delen met alle gespreksleiders en studenten om alle sessies zo vlot mogelijk te laten verlopen. We zijn gebeten in deze uitdaging, en houden zaterdagnamiddag onze eigen uitgebreide videochat-plannings-sessie om alles door te nemen en te testen. Een dag in ons kot wel besteed.
Dag 5: zondag 29 maart
Onze huisgenoten verdienen ook aandacht. Daar maken we dus ook in dit geval geen verdere uitzondering op.
Dag 6: maandag 30 maart
Wat de meest hectische dag zou worden, werd in extreem goede banen geleid door het projectteam bij KU Leuven en verschillende Statikers die als een gek gebruikers tot ‘host’ benoemden en sessies inplanden. Dankzij vele telefoontjes en die goeie ouwe gedeelde Excelfile, konden we ‘s avonds met een gerust hart naar bed.
Dag 7: dinsdag 31 maart
Testen testen testen, en vollen bak kleine issues oplossen. Dat vat dinsdag 31 maart goed samen. Er was ook nog een online overleg met alle faculteitsverantwoordelijken zodat zeker iedereen op dezelfde lijn zat voor de grote dag van morgen.
1 april: een lachertje, en een onverbloemd succes
Om 10u ‘s ochtends startten de eerste live chatsessies. Alles liep zoals we gehoopt hadden, beter zelfs! We losten de laatste kleine issues op en tegen 12u werd die mailbox steeds leger en bleef de telefoon steeds stiller. De infodag was bezig, met soms wel 60 sessies tegelijk, zonder dat er van buitenaf moest ingegrepen worden. Studenten waren talrijk aanwezig, met bijna 9.000 deelnemers uit België én onze buurlanden.
Een digitale blijver?
Deze eerste online infodag bewees dat een verplichte omslag naar het digitale niet nefast hoeft te zijn, maar net voor mooie opportuniteiten kan zorgen. Professor Steven Van Hecke (dit artikel is een ware must-read) merkte terecht op dat zo'n online infodag jongeren kan bereiken die normaal te ver weg wonen en dat die jongeren op één dag eenvoudig hun licht kunnen opsteken bij verschillende opleidingen van verschillende campussen—zonder een voet buiten te zetten. Op die manier is het een mooie aanvulling op de live infodagen. Misschien wel eentje die ook na deze crisis zal blijven bestaan.
Het goede nieuws is alvast dat het niet bij één online editie zal blijven, want begin mei zal KU Leuven een tweede online infodag met interactieve chatsessies houden en ook de hogescholen van de Associatie KU Leuven zijn alvast met dit scenario aan de slag.
Ook buiten het onderwijs liggen er heel wat kansen op tafel om met interactieve chatsessies je organisatie te doen groeien tijdens deze blijf-in-uw-kot-periode. Zo gaan we voor de Vlaamse Parkinson Liga aan de slag om de ontmoetingsmomenten tussen lotgenoten te laten doorgaan en vrijwilligers op weg te helpen om deze gesprekken online te modereren. Technologie inzetten om mensen te verbinden, mooi toch?
Het einde van het verhaal? Een mooi staaltje teamwork, flexibiliteit en creativiteit. Een absoluut huzarenstukje, en daarnaast ook nog eens zo goed als geen CO2-uitstoot (het kan allemaal, en blijkt nog goed te werken ook). Dit is waarvoor we werken. Petje af voor iedereen van het KU Leuven team om jullie zo hard in te zetten voor de generaties van morgen!
Ook nood aan wat digitale creativiteit?
Wij luisteren graag.
Wie is Annelies?
Volgende blogpost
Like a bos: per nieuwe website plant Statik 25 bomen
Elk bedrijf lijkt tegenwoordig bomen te planten. Zou dat voor een webbureau ook gaan? Ontdek het Braziliaanse project van WeForest dat we hiermee ondersteunen.