Een dynamisch meldingsformulier voor getuigen van discriminatie
Ben je getuige geweest van discriminatie of haatboodschappen? Via het dynamisch meldingsformulier van Unia wordt elke ingediende case vlot opgevolgd en verwerkt.
Project info
Project
Dynamisch meldingsformulierExpertise
Usability research, informatiearchitectuur, administratieve platformenPeriode
2018 - ...
Discriminatie melden, opvolging verzekerd
Als onafhankelijke openbare instelling staat Unia in voor het gelijkekansen- en non-discriminatiebeleid in ons land. De organisatie focust onder andere op het beter bekendmaken en doen respecteren van de grondrechten, met bijzondere aandacht voor de antidiscriminatiewetgeving.
In die context kunnen slachtoffers of getuigen van discriminatie daarvan melding maken via de website van Unia. Tot voor kort gebeurde dit via een eenvoudig contactformulier met een aantal vaste invulvelden en nog heel wat manueel werk offline. Om haar dienstverlening te verfijnen besliste de organisatie om de kracht van digitalisering volop in te schakelen.
De krijtlijnen van dit project werden vastgelegd in de vorm van drie hoofddoelstellingen:
- Een vlotter indienproces voor personen die iets willen melden
- Een snellere opvolging van de verschillende meldingen
- Een focus op de volledigheid van de inzendingen
Een laagdrempelig en toegankelijk formulier
Een geval van discriminatie melden is vaak een gevoelige kwestie. Bovendien kunnen de thematiek en de context heel uiteenlopend zijn. Daarom zochten we een antwoord op de vraag hoe we het voor gebruikers zo eenvoudig en natuurlijk mogelijk kunnen maken om hun verhaal te delen. Zonder dat we de brede context uit het oog zouden verliezen.
Het nieuwe meldingsformulier werd opgedeeld in drie grote onderdelen. Wie iets wil melden, duidt eerst aan over welke thematiek zijn melding gaat. Op basis daarvan vult hij of zij een aantal informatievelden in. De vraag naar de persoonsgegevens van de melder koppelden we los van de eigenlijke melding, en volgt dus pas in de derde en laatste stap.
Op die manier kan de melder zijn of haar boodschap vandaag duidelijk en zonder afleiding formuleren, om pas als dat achter de rug de ‘administratieve’ kant van de zaak af te handelen. Het formulier vraagt alle nodige data op, neemt onzekerheid en onduidelijkheid weg voor melders, en geeft hen vooral ook vertrouwen in een goede opvolging.
Efficiënte opvolging dankzij CRM-integratie
Naast de digitalisering van het meldingsformulier, zorgden we ook voor een naadloze integratie van de ingezonden formulieren met de interne werking van Unia. Alle ingezonden meldingen worden meteen aangemaakt op de juiste plek binnen het CRM-platform (Microsoft Dynamics). Dit zorgt ervoor dat Unia veel minder administratie moet verwerken.
Deze flowchart geeft de technische architectuur van het meldingsformulier mee. De content wordt beheerd in het CMS-systeem Laravel Nova en vertaald in vier talen in de translations manager. Inzendingen van het formulier worden meteen doorgestuurd naar Microsoft Dynamics zodat Unia deze aan een medewerker kunnen toewijzen en opvolgen. Bijlagen (vaak bewijsstukken van een bepaalde discriminatiemelding) worden meteen opgeslagen in Microsoft Azure en gekoppeld aan de bepaalde melding.
Kunnen dynamische formulieren ook jouw interne werking versterken?
We denken graag mee na over de mogelijkheden.