Een intranet dat werknemers met elkaar verbindt
KU Leuven telt meer dan 13.000 personeelsleden verspreid over verschillende campussen in heel Vlaanderen. Hoe krijgen we al deze werknemers mee in het reilen en zeilen van de universiteit?
Project info
Project
IntranetExpertise
Online strategie, context mapping, informatie-architectuurPeriode
2017 - ...Medewerkers activeren en engageren
De drijvende kracht achter elke organisatie zijn de medewerkers. Zij zijn de belangrijkste ambassadeurs van je merk en dragen actief de identiteit en organisatiecultuur uit. In grote organisaties kan het een echte uitdaging zijn om alle medewerkers te betrekken bij die gemeenschappelijke identiteit. Communicatie en omkadering is hierbij cruciaal.
KU Leuven maakte al jaar en dag gebruik van een intranet voor interne communicatie, maar stond daarmee voor enkele serieuze uitdagingen:
- Het intranet is content-heavy met honderden thema's en subthema's. Hierdoor is het niet eenvoudig om snel noodzakelijke informatie terug te vinden.
- De manier waarop de informatie was gestructureerd sloot onvoldoende aan bij het zoekgedrag van werknemers. Er was nood aan een duidelijke boomstructuur en consistente detailpagina's om informatie weer te geven.
- Het intranet focuste voornamelijk op harde informatie, maar KU Leuven wil haar werknemers ook kunnen activeren en sensibiliseren (bv. op vlak van mentale gezondheid en duurzaamheid). Het huidige platform zorgde voor onvoldoende mogelijkheden om dit te doen.
Structuur, labelling en card sorting
Voor deze uitdagende vraag trokken we onze toolbox open en selecteerden we enkele instrumenten om een inzicht te krijgen in hoe die complexe stroom aan personeelsinformatie logisch te structureren. Samen met de personeelsdienst deden we een content audit om zicht te krijgen in de bestaande hoeveelheid informatie en type pagina's.
Om te bepalen hoe we deze informatie konden structureren en opdelen in thema's maakten we gebruik van card sorting. Hierbij vragen we rechtstreeks aan gebruikers om de inhoud te categoriseren. Dit doen we tijdens een interactieve sessie waarbij ze, fysiek of online, gevraagd worden om een stapel kaartjes met context-gerelateerde woorden te ordenen, groeperen of labelen. Card sorting zorgt voor een doelgroepgerichte aanpak waarbij we hun denkkaders hanteren en niet die van de 'zender'.
Op basis van deze oefening konden we een eerste versie van de boom- en navigatiestructuur uitwerken en deze opnieuw voorleggen aan enkele personeelsleden. Op basis van hun feedback werkten we wireframes en een UX design uit.
Statik en onderwijs: een goed huwelijk
My KU Leuven is slechts een van de vele digitale projecten die we samen met KU Leuven tot een goed einde brachten. Ook vonden heel wat andere onderwijsorganisaties hun weg naar onze expertise. Daardoor kennen we de verschillende doelgroepen en specifieke uitdagingen van de onderwijssector ondertussen door en door.
Verhoogde transparantie en meer ownership bij werknemers
Een intranet aangepast aan het zoekgedrag van medewerkers zorgt voor empowerment waarbij medewerkers zelf een antwoord kunnen vinden op hun vragen en zich actief betrokken voelen bij het verhaal van de organisatie. Om die reden kreeg het nieuwe intranet de toepasselijke naam: My KU Leuven.
Ook nood aan een communicatiestrategie voor je werknemers?
We denken graag mee na over technologie je daarbij kan helpen.