Project
Intranet
Expertise

Online strategie, context mapping, informatie-architectuur

Periode
2017-2018

Medewerkers activeren en engageren

De drijvende kracht achter elke organisatie zijn de medewerkers. Zij zijn de belangrijkste ambassadeurs van je merk en dragen actief de identiteit en organisatiecultuur uit. In grote organisaties kan het een echte uitdaging zijn om alle medewerkers te betrekken bij die gemeenschappelijke identiteit. Communicatie en omkadering is hierbij cruciaal.

KU Leuven maakte al jaar en dag gebruik van een intranet voor interne communicatie, maar stond daarmee voor enkele serieuze uitdagingen:

  • Het intranet is content-heavy met honderden thema's en subthema's. Hierdoor is het niet eenvoudig om snel noodzakelijke informatie terug te vinden.
  • De manier waarop de informatie was gestructureerd sloot onvoldoende aan bij het zoekgedrag van werknemers. Er was nood aan een duidelijke boomstructuur en consistente detailpagina's om informatie weer te geven.
  • Het intranet focuste voornamelijk op harde informatie, maar KU Leuven wil haar werknemers ook kunnen activeren en sensibiliseren (bv. op vlak van mentale gezondheid en duurzaamheid). Het huidige platform zorgde voor onvoldoende mogelijkheden om dit te doen.

Duurzame partner van KU Leuven

My KU Leuven is slechts een van de vele digitale projecten die we samen met KU Leuven tot een goed einde brachten. Statik schrijft al enkele jaren actief mee aan het digitale verhaal van de Leuvense universiteit. Daardoor kennen we de verschillende doelgroepen en specifieke uitdagingen van de onderwijsector ondertussen door en door.

Structuur, labelling en card sorting

Voor deze uitdagende vraag trokken we onze toolbox open en selecteerden we enkele instrumenten om een inzicht te krijgen in hoe die complexe stroom aan personeelsinformatie logisch te structureren. Samen met de personeelsdienst deden we een content audit om zicht te krijgen in de bestaande hoeveelheid informatie en type pagina's.

Om te bepalen hoe we deze informatie konden structureren en opdelen in thema's maakten we gebruik van card sorting. Hierbij vragen we rechtstreeks aan gebruikers om de inhoud te categoriseren. Dit doen we tijdens een interactieve sessie waarbij ze, fysiek of online, gevraagd worden om een stapel kaartjes met context-gerelateerde woorden te ordenen, groeperen of labelen. Card sorting zorgt voor een doelgroepgerichte aanpak waarbij we hun denkkaders hanteren en niet die van de 'zender'.

Op basis van deze oefening konden we een eerste versie van de boom- en navigatiestructuur uitwerken en deze opnieuw voorleggen aan enkele personeelsleden. Op basis van hun feedback werkten we wireframes en een UX design uit.

KU Leuven intranet design
Voorbeeld design My KU Leuven

Verhoogde transparantie en meer ownership bij werknemers

Een intranet aangepast aan het zoekgedrag van medewerkers zorgt voor empowerment waarbij medewerkers zelf een antwoord kunnen vinden op hun vragen en zich actief betrokken voelen bij het verhaal van de organisatie. Om die reden kreeg het nieuwe intranet de toepasselijke naam: My KU Leuven.

Ook nood aan een communicatiestrategie voor je werknemers?

We denken graag mee na over technologie je daarbij kan helpen.