4 manieren waarop je tijd bespaart met e-mailautomatisering
E-mail is een sterk onderschat marketingkanaal, en wordt vaak beschouwd als ‘extra werk’. Gelukkig hoeft dat helemaal niet zo te zijn. Door mails te automatiseren, vaste templates te gebruiken en je content aan te passen aan vaste segmenten, bespaar je heel wat tijd. Wij helpen je op weg.
1. Automatiseer standaard mailflows
Stel iemand schrijft zich in voor je nieuwsbrief. Natuurlijk wil je deze nieuwe ‘subscriber’ hartelijk welkom heten. Iedere nieuwe inschrijving handmatig verwelkomen is tijdrovend (maar bovenal gekkenwerk). Hoog tijd om gebruik te maken van e-mailautomatisering.
Door routinemails te automatiseren, kan een persoon op eender welk moment aan een mailflow toegevoegd worden en op gepaste tijdstippen je mails ontvangen. Het is namelijk zo dat de meeste gebruikers een min of meer willekeurige route doorheen de touchpoints van je organisatie volgen - een beetje zoals reizigers op een metro. Daarom is het belangrijk om haltes, of touchpoints, te creëren op verschillende kanalen en altijd een duidelijke volgende stap aan te bieden. Dat noemen we bij Statik ook wel ‘metro-marketing’. Op deze manier begeleid je je bezoekers naar de eindbestemming: een inschrijving, een aankoop,...
Iemand die zich inschrijft voor je nieuwsbrief is dus net opgestapt aan een bepaalde halte en door die te verwelkomen met automatische mails wil je die persoon warm houden en naar de volgende halte leiden.
Een voorbeeldflow voor een nieuwe nieuwsbriefinschrijving
- Mail 1: Bevestigingsmail
- Termijn: Onmiddellijk na het inschrijven
- Inhoud: Vraag om het e-mailadres te bevestigen.
- Mail 2: Welkomstmail
Termijn: Na het bevestigen van het e-mailadres
Inhoud: Korte voorstelling van je organisaties met verwijzingen naar het dienstenaanbod.
- Mail 3: Inzoomen op een case, blogpost of downloadable content
Termijn: Na een week
Inhoud: Toon de meerwaarde die jouw organisatie levert aan de lezer of eerder leverde aan een andere klant.
Einde mailflow (of stuur een week later nog een 4de mail met extra content)
Deze flow is maar één voorbeeld. Zo kan je ook een automatisering maken voor websitebezoekers die hun winkelmandje verlieten zonder over te gaan tot een aankoop, of voor mensen die op je website landden dankzij een digitale campagne. Eens de gewenste flows opgezet zijn, wordt er niets meer van jou verwacht (buiten af en toe eens nakijken of je open rates hoog genoeg zijn).
2. Maak mailinglijsten en definieer je doelgroep met segmenten
Met een mailinglijst verzamel je alle e-mailadressen van mensen die hun gegevens vrijwillig opgeven om op de hoogte te blijven van je organisatie. Iemand die zich inschrijft voor je nieuwsbrief en iemand die een offerte aanvraagt, zijn echter twee compleet verschillende profielen. Dus die inschrijvingen bundel je best in aparte mailingslijsten. Zo’n lijsten vergemakkelijken het beheer van contacten in je mailingtool en geven een eerste indicatie van hun interesses.
Een segment is een specifieke groep binnen een mailinglijst. Mensen binnen eenzelfde segment delen een interesse, eigenschap of gedrag. Zo kan je segmenteren op taal als je mailinglijst bestaat uit Belgische contacten. Of als je meer gefocust bent op e-commerce, dan kan je een segment maken van mensen die in de laatste 3 maanden niets gekocht hebben, en hen een kortingsbon aanbieden.
Het voordeel is dat die segmenten dynamisch zijn. Voeg je dus iemand toe aan een mailinglijst en voldoet die aan de criteria van een bepaald segment, dan wordt die persoon automatisch opgenomen in de doelgroep. Zo beperk je manuele handelingen tot een minimum, en je efficiëntie wordt flink opgekrikt.
3. Gebruik templates en zet ze naar jouw merk
In een nieuwsbrief of mailing staat de inhoud met stip op één… Maar het oog wil ook wat. Een mooie e-mail sturen doe je aan de hand van een template of sjabloon: een vaste structuur voor het vormgeven van de inhoud, zeg maar. Het goede nieuws: de meeste mailingtools hebben al een set templates ingebouwd, klaar voor gebruik.
Werken volgens een template biedt heel wat voordelen:
Efficiëntie: templates besparen tijd én vermijden dat manuele foutjes je mail insluipen. Gebruik een kant-en-klare template en voeg de aangepaste inhoud toe.
Merkidentiteit: een template in lijn met je huisstijl zorgt ervoor dat je onmiddellijk herkenbaar bent voor de lezer. Lettertypes, kleuren, beeldmateriaal… Het maakt allemaal deel uit van je merkidentiteit en digitale herkenbaarheid.
Consistentie: nieuwe content, die steeds op een gelijkaardige manier vormgegeven wordt, zorgt voor een vertrouwd gevoel bij de lezer. Met een vaste structuur en een opvallende call to action, weten lezers (onbewust) wat te verwachten.
Toegankelijkheid: de meeste ingebouwde templates voldoen aan de vormvereisten van de voornaamste mailsystemen (vb. Gmail, Outlook), waardoor je nieuwsbrief leesbaar en overzichtelijk blijft voor alle ontvangers. Ook voor mensen die een screenreader gebruiken om je nieuwsbrieven te lezen.
4. Integreer je mailingtool met andere platformen
Je mails en nieuwsbrieven vormen een klein onderdeel van je marketingplan, en staan dus niet volledig los van andere communicatiekanalen. Zo kan je in iedere mail via social handles linken naar je sociale mediakanalen, en kan je vice versa op Instagram een oproep doen om in te schrijven voor de nieuwsbrief.
Met een geïntegreerd CRM- en marketingsysteem, zoals Hubspot, verzamel je eenvoudig al je communicatiekanalen op één plek. Maakt jouw organisatie gebruik van zo’n CRM-systeem, dan kan je die perfect linken aan je mailingtool. Op die manier kan je de prestaties van je nieuwsbrieven nauw opvolgen.
Geïntrigeerd door e-mailmarketing?
In onze gratis webinar ‘Hoe bespaar je tijd met e-mailautomatisering?’ ontdek je welke voordelen er hand in hand gaan met het automatiseren van e-mails en laten we zien hoe mailflows in de praktijk werken.
Volgende blogpost
Digitale duurzaamheid, inclusie en ethiek op UX London
Strateeg Annelies en informatie-architect Jan trokken naar de Britse hoofdstad voor een tweedaagse conferentie rond all things UX. Ethiek, digitale duurzaamheid en inclusie bleken de centrale topics. Wij delen graag onze inzichten.