Een organisatorenportaal en nieuwe website om meer dan 1.000 activiteiten tijdens Open Monumentendag bij het brede publiek te brengen

Ieder jaar tijdens het tweede weekend van september organiseert erfgoedorganisatie Herita Open Monumentendag waarop lokale organisatoren bezoekers ontvangen op historische plekken. Zo vinden duizenden kijklustigen, 800 locaties en 400 organisatoren elkaar. Een gloednieuw organisatorenportaal leidt dit allemaal in goede banen.

De resultaten in een notendop

400 k
bezoekers genoten van een zonnige Open Monumentendag in 2023
1.000
activiteiten op het portaal in twee maanden tijd
800
locaties uitgelezen uit de UiTdatabank
400
organisatoren die activiteiten vrijwillig verzorgen

Project info

Project

Een publieke website met organisatorenportaal voor het grootste culturele gratis eendagsevenement van het land

Expertise

Online strategie, UX, webontwikkeling, online marketing

Periode

2023 - lopend

Statik zorgde niet alleen met brio voor een nieuwe website, maar was ook een echte partner, coach én bondgenoot. Nog nooit een digitaal bedrijf tegengekomen dat zo all in gaat. Warm aanbevolen!

Griet Langbeen - Coördinator Open Monumentendag

Een toegankelijk organisatorenportaal

In 2023 waren een nieuwe branding en de nood aan een nieuw organisatorenportaal het momentum om ook de publieke website van Open Monumentendag onder handen te nemen.

Samen met Herita, de organisator van Open Monumentendag, herbekeken we grondig alle flows die deelnemende organisaties moeten doorlopen om activiteiten aan te maken. Die organisatoren zijn divers: van steden en gemeenten, musea tot lokale heemkringen en zelfs particulieren die hun privéwoning openstellen voor één dag. We wilden hen dus vooral een intuïtieve en toegankelijke gebruikerservaring bieden.

  • Een deelnemer kan een account aanmaken voor diens organisatie (selectie uit de UiTdatabank) of uitgenodigd worden voor een bestaand organisatieaccount
  • In enkele stappen kan een organisatie een activiteit aanmaken, bewerken en publiceren
  • Per activiteit kan een locatie geselecteerd worden uit de UiTdatabank, of de deelnemer maakt een nieuwe activiteit aan in de UiTdatabank via het portaal
  • Organisatoren kunnen van een al bestaande activiteit vertrekken om een nieuwe activiteit aan te maken
  • Aangemaakte activiteiten worden vanaf begin augustus ook automatisch gepubliceerd in de UiTdatabank
  • Ook promotiemateriaal kan besteld worden via het portaal
  • Daarnaast geeft Herita heel wat tips en tricks, informatie rond het jaarlijkse thema en belangrijke deadlines mee via het portaal
Het organisatorenportaal bundelt alle relevante toptaken en informatie voor deelnemende organisaties.
Organisatoren kunnen bij de aanmaak van een activiteit een bestaande locatie selecteren uit de UiTdatabank.

Een prikkelende vlot doorzoekbare website

Op twee maanden tijd voerden meer dan 400 organisaties 1.000 verschillende activiteiten in via het portaal. Een record, nooit eerder waren er zoveel activiteiten. Begin augustus werden deze aan het publiek voorgesteld op een splinternieuwe website. Het doel van de website is om bezoekers enerzijds zo snel mogelijk naar een aanbod dat hun interesseert te brengen, anderzijds om late beslissers of twijfelaars te inspireren over bijzondere activiteiten.

Het programma is zowel te bekijken in de lijstweergave als op de kaart. We weten dat locatie een bepalende factor is bij het zoeken naar activiteiten, maar bezoekers zoeken niet noodzakelijk naar activiteiten in hun eigen gemeente of provincie.

Veel vaste Open Monumentendag fans plannen hun dag op voorhand en zijn zeker bereid om wat verder van huis op pad te gaan. Aan de andere kant zijn er op de dag zelf nog heel wat laattijdige beslissers die in de buurt zoeken.

Voorbeeld van het programma-overzicht met filters
Een activiteitendetail geeft alle (praktische) informatie weer die een organisator heeft ingegeven

Jong en oud inspireren

Om al deze soorten zoekgedrag te ondersteunen kan zoeken zowel in de buurt, op een specifieke gemeente of door via de kaart te navigeren. Daarnaast kunnen de zoekresultaten verfijnd worden op basis van soort activiteit, soort monument en of een activiteit geschikt is voor kinderen. Zo vindt iedereen activiteiten op diens maat.

Naast een intuïtieve zoekmachine, willen we bezoekers ook inspireren. Zo zetten acht ambassadeurs met verschillende achtergronden en interesses, maar allen met een hart voor erfgoed, hun favoriete activiteiten in de kijker. Daarnaast voorziet Herita extra inspiratielijstjes. Bezoekers aan de website kunnen ook zelf een lijst met favoriete activiteiten bijhouden om een selectie te maken.

Technische architectuur Open Monumentendag

Een performante set-up

Even technisch. Voor de uitbouw van zowel het organisatorenportaal als de website kozen we voor ons favoriete CMS Craft, dat zijn nut ook al heeft bewezen bij de gelijkaardige case van Dag van de Wetenschap. Voor de zoekmachine met kaart gebruiken we de Algolia Search API. Naast uitgebreide out-of-the-box zoekfunctionaliteiten zorgt dit ook voor een verspreiding van de load van de server over de website en de zoekmachine.

Met een weekend waarin 200.000 bezoekers op de website worden verwacht wilden we natuurlijk geen risico nemen en stond performantie centraal in dit project. Concreet namen we de volgende voorzorgen:

  • Opzet van een schaalbare dedicated load balancing server set-up met onze hostingpartner Combell tijdens de maand van het event
  • Een load test op de webomgeving waarin het aantal bezoekers stelselmatig wordt opgedreven om te onderzoeken welke pieken de website aankan en op voorhand bij te sturen waar nodig
  • Varnish caching op de publieke website
  • Verspreiding van de serverload over onze dedicated server, Algolia en de Google API voor asset management

Campagnes om erfgoed bij elke Vlaming brengen

De vaste erfgoedliefhebbers vinden ieder jaar zelf hun weg naar het programma en zoeken naar die activiteiten die hen het meest aanspreken. Een groot deel van de aanwezige bezoekers bestaat daarnaast uit jonge gezinnen met kinderen die vaak last-minute beslissen om een activiteit te bezoeken.

Voorbeeld Facebookadvertenties


Om deze mensen te bereiken zetten we samen met Herita een onlinemarketingcampagne op via social media advertenties op Facebook en Instagram. De focus lag hierbij op merkbekendheid genereren met het nieuwe campagnebeeld. In tweede instantie hebben we remarketing ingezet om zoveel mogelijk Vlamingen opnieuw naar het aanbod te leiden en te overtuigen om langs te komen.

©Lucid

400.000 bezoekers genoten van een zonnige Open Monumentendag

Daarmee komen we qua bezoekersaantallen weer op het niveau van voor de covid-pandemie. Het mooie weer hielp daar natuurlijk bij, vooral koele plekken, zoals bunkers, forten en kelders, hadden een streepje voor. Wij kijken al uit naar de volgende editie. Dan gaat Open Monumentendag 'on route'.

Ook nood aan een evenementen- of contentplatform op maat?

Wij denken graag mee na.