In de crisisopvang telt elke minuut. Dus bouwden we een app die dat begrijpt.
We ontwikkelden voor Pleegzorg Vlaanderen een digitaal platform dat medewerkers en pleegzorgers verbindt op het moment dat het er écht toe doet. Vijf provincies werken er vandaag mee, en een kind dat dringend opvang nodig heeft, wordt nu in enkele klikken gematcht met een pleegzorger.
Klant: Pleegzorg Vlaanderen
Deliverables:
- Strategische kick-off
- Functionele analyse
- UX-design & wireframes
- Webapplicatie
- Mobiele crisisapp
- Begeleiding & opleiding bij lancering
Wanneer elk moment telt
Wanneer een kind in een crisissituatie terechtkomt - thuis kan het niet langer, en dat op een moment dat niemand het zag aankomen - heeft Pleegzorg Vlaanderen pleegzorgers nodig die snel kunnen zeggen: kom maar. Maar het vinden van die pleegzorger verliep via telefoon, e-mail en manuele lijsten, en zelfs via Facebookgroepen. Medewerkers belden rond. Ze wachtten op antwoord. Ze belden opnieuw.
De nood was helder: een digitale manier om sneller de juiste match te maken, zonder dat medewerkers kostbare tijd verliezen op momenten dat elk moment telt.
Naar de essentie
Voordat er één lijn code geschreven werd, trokken we samen met Pleegzorg Vlaanderen de processen van binnenuit open. Hoe verloopt een crisisoproep vandaag? Waar verliest een medewerker tijd? Wat heeft een pleegzorger nodig om snel én zeker te kunnen antwoorden?
Die vragen leidden tot scherpe keuzes: wat moet het platform kunnen, en wat bewust niet. We tekenden de volledige gebruikersflow uit, van het moment dat een crisissituatie zich aandient tot het moment dat een kind aankomt bij een pleeggezin. Zo werd het platform niet gebouwd op aannames, maar op de echte werkelijkheid van de mensen die het elke dag gebruiken.
Twee werelden, één systeem
De crisisapp bestaat uit twee omgevingen die samen één naadloos geheel vormen.
Medewerkers werken via een helder dashboard. Ze zien in één oogopslag welke oproepen openstaan, wie al gereageerd heeft en of opvang mogelijk is. Een nieuwe oproep aanmaken duurt amper twee minuten: leeftijd, taal en locatie van het kind invullen, de lijst van gesuggereerde pleegzorgers nakijken, en uitsturen. Het systeem filtert zelf wie in aanmerking komt.
Pleegzorgers ontvangen een SMS zodra er een oproep is die bij hun profiel past. Één klik brengt hen naar de details in de app: de situatie, de afstand, de taal. Ze antwoorden met "Ik kan opvang voorzien" of "Geen plaats" — en dat is alles. Geen telefoontje. Geen wachttijd. Geen papier.
De juiste match, automatisch
Het platform vergelijkt elke oproep met de profielen van alle actieve pleegzorgers. Dat profiel is opgebouwd uit wat de pleegzorger zelf invult:
- Leeftijdsvoorkeuren: van pasgeborene tot tiener
- Taalvoorkeuren: meerdere talen mogelijk, zodat een kind bij een vertrouwd gezin terecht kan
- Maximale afstand: het platform berekent automatisch hoe ver een pleegzorger van de locatie verwijderd is
- Beschikbaarheid: pleegzorgers kunnen tijdelijk pauzeren - bij vakantie, bij ziekte - zonder hun profiel te verliezen
Medewerkers zien de suggesties, kunnen manueel bijsturen, en sturen uit. Snel, doordacht, en altijd met de juiste mensen.
Zo simpel mogelijk, voor wie het nodig heeft
Een crisisapp werkt alleen als ze werkt op het moment dat het erop aankomt. Dat betekent: geen drempels, geen verwarring, geen onnodige stappen.
De mobiele webapp voor pleegzorgers is ontworpen om op elk toestel vlot te werken - zonder installatie, gewoon via de browser. Pleegzorgers worden uitgenodigd via e-mail, stellen zelf hun wachtwoord in, en vullen hun profiel stap voor stap aan. Wie iets aanpast aan zijn voorkeuren, verwittigt automatisch de medewerkers van de provinciale dienst. Zo blijft iedereen op de hoogte, zonder extra administratie.
We begeleidden de lancering ook intern: medewerkers van alle vijf provinciale diensten werden opgeleid om het platform zelfstandig te beheren. Want een goed systeem is pas goed als de mensen erachter het ook goed kennen.
Klaar om het verschil te maken?
Heb je een digitale uitdaging die er écht toe doet? We denken graag mee.