Een helder overzicht van alle studentenfeestjes
Deze kalendertool wisselt op een doeltreffende manier informatie uit over het Leuvense evenementengebeuren tussen studentenkringen, Stad Leuven en de studentenflik.
Project info
Project
Activiteitenkalender die de verschillende partijen verbindtExpertise
Prototyping, usability research, administratieve platformenPeriode
2019-...
Een open communicatie tussen de studentenkringen en de stadsdiensten
Van subsidies en vergaderlokalen over belangenbehartiging van de student tot en met een uitleendienst voor feest-, sport- en andere materialen: LOKO, de Leuvense studentenkoepel, doet het allemaal. Meer dan 50.000 studenten in een stad dat zorgt onvermijdelijk voor heel veel feestgebeuren. Want zeg nu zelf, een Leuven zonder Studentenwelkom, 24-urenloop of Beiaardcantus, dat zou toch niet hetzelfde zijn?
Om de studentenfeesten en activiteiten van meer dan 30 Leuvense studentenkringen goed en veilig te laten verlopen, is het belangrijk dat er duidelijk gecommuniceerd wordt over alle feesten naar de stads- en politiediensten.
Samen met de nieuwe website, bedachten we daarom ook een digitale kalendertool. We wilden de tool zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk houden. De administratie voor de studentenkringen hebben we tot een minimum beperkt. Alleen zo kunnen we de verschillende studentenkringen motiveren om hun evenementen ook effectief wekelijks te registreren.
Een eenvoudige flow voor alle partijen
Hoe gaat het nu in zijn werk? Studentenkringen registreren hun activiteiten en vullen enkele noodzakelijke gegevens in, waarna de studentenflik de activiteiten al dan niet goedkeurt. Zo krijgt iedereen een helder overzicht van wat er wanneer georganiseerd wordt in Leuven, en door wie.
We kozen ervoor om deze custom tool te bouwen binnen Craft CMS, zodat LOKO de website en de activiteitenkalender op dezelfde plek kan beheren.
Elke studentenkring kan een account aanmaken. Van zodra die goedgekeurd is door LOKO, kunnen de verantwoordelijken van de studentenkringen activiteiten aanmaken:
- De gebruiker duidt aan welke type activiteit hij voor zijn kring wil registreren;
- Vervolgens vult hij een aantal gegevens in over de activiteit die gepland is;
- Wanneer de activiteit geregistreerd is, krijgt de studentenkring een mailtje dat bevestigt dat de activiteit in behandeling is bij de studentenpolitie. Ook LOKO wordt op de hoogte gebracht.
- De studentenflik krijgt eens per week een mailtje met een overzicht van alle openstaande aanvragen.
- Wanneer de studentenflik de aanvragen heeft behandeld, wordt de organisator via mail op de hoogte gebracht.
Ook nood aan een digitaal product?
We bekijken graag hoe we de interne processen van je organisatie kunnen automatiseren.